Description

Personal Assistant (80-100%) to CEO/VR
Im Auftrag unseres Kunden suchen wir eine Personal Assistant & Executive Assistant zwischen Aarau und Spreitenbach. Diese Rolle kombiniert Tätigkeiten in der Firma (KMU Industrie) sowie Tätigkeiten für ein Nebenamt im Verwaltungsrat in einem bedeutenden Umfeld. Wir wenden uns an eine agile sowie kommunikationsstarke empathische Persönlichkeit in der Rolle als:
Personal Assistant (80-100%) to CEO/VR
Ihre Aufgaben
Erste Anlaufstelle für interne und externe Drittpersonen
Management/Priorisierung des E-Mail Postfachs für beide Positionen (umfangreiches Kontaktnetzwerk)
Aufbereiten und pflegen der Stakeholder Matrix in einem anspruchsvollen Umfeld
Selbständige Vorbereitung der E-Mail Antworten
Pendenzen-Management von GL und VR Sitzungen (4x Jahr Protokoll schreiben)
Aufbereitung und Verwaltung umfangreicher Unterlagen in OneNote, SharePoint und Teams Optimierung der Prozesse im Backoffice mit KI (Copilot Erfahrung wichtig)
Agenda-/Reisemanagement inkl. Vor- und Nachbereitungen
Verfassen von diversen Texten in Deutsch und teilweise in Englisch
Allgemeine Unterstützung vom CEO in organisatorischen und administrativen Themen
Allenfalls ergänzende organisatorische Unterstützung eines VR Mitgliedes (ca. 15%)
Organisation von internen und externen Meetings, Workshops und Events
Sparringpartner und Experte als EA/PA
Ihr Profil
Kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung in Kommunikation von Vorteil
Mehrjährige Erfahrung als PA in einem kleineren Umfeld auf C-Level
Deutsch: Muttersprache
Englisch: Fliessend
Hohe IT-Affinität und profunde Erfahrung OneNote/SharePoint/Teams & MS-Office Palette
Kommunikationsstark – schriftlich wie mündlich
Schnelle Auffassungsgabe
Gepflegtes und gewinnendes Auftreten mit positivem Mindset
Lösungsstark, dienstleistungsorientiert und sehr flexibel
Hands-on Mentalität
Proaktives Mit- und vorausdenken
Stark im Priorisieren und Managen von der Inbox sowie von Pendenzen aus diversen Projekten
Hohe Selbständigkeit sowie hohes Verantwortungsbewusstsein
Exakte und zielorientierte Arbeitsweise
Interessiert an Politik
Die Unternehmung bietet
Hohe Flexibilität der Arbeitszeiten
1-4 Tage Homeoffice abhängig von CEO Agenda (nach der Probezeit)
Sind Sie eine kommunikationsstarke Persönlichkeit, die sehr gerne schreibt, redigiert und managed? Fühlen Sie sich in einer Drehscheibenfunktion mit anspruchsvollen Schnittstellen zur Wirtschaft und Politik wohl? Sind Sie flexibel und schätzen ein sehr dynamisches Umfeld? Interessiert?
Jutta freut sich auf die Zustellung Ihrer Bewerbungsunterlagen.
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