Unabhängiges Schweizer Unternehmen im Finanzsektor mit Sitz in der Region Lausanne.

Aufgaben

Executive Assistant des CIO:

• Proaktive und vollständige Verwaltung des Kalenders des CIO mit strategischer Priorisierung der Themen.
• Organisation und Koordination der Governance-Gremien (Investment Committee, Boards): Vorbereitung der Agenden, Verwaltung der Einladungen und Erstellung der Unterlagen.
• Vorbereitung, Formatierung und Korrektur von Präsentationen und Dokumenten für hochrangige Stakeholder.
• Kommunikationsmanagement: Sortierung der E-Mails, Verfassen von Schreiben und Nachverfolgung der Aktionen.
• Organisation der Reisen des CIO von Anfang bis Ende (Buchungen, Visa, Routen, Spesenabrechnungen).
• Koordination mit internen Ansprechpartnern (Abteilungsleiter) und externen Partnern.
• Überwachung von Fristen, Projekten und strategischen Ergebnissen.
• Organisation von Schlüsselfevents (Investment Days).

Office Management & Administrative Unterstützung:

• Überwachung der täglichen Büroabläufe (Empfang, Dienstleistermanagement, Wartung).
• Koordination der allgemeinen Dienste (Reinigung, Facility Management, Lieferanten).
• Verwaltung von Zugängen, Ausweisen und Parkplätzen.
• Umfassende administrative Unterstützung (Kalenderverwaltung, interne Kommunikation, Postbearbeitung).
• Verwaltung der Büromaterialien und Bestandskontrolle.
• Mitwirkung bei Onboarding-Prozessen (Installation, Ausstattung, Systemzugänge).

Kandidatenprofil

Als Executive Assistant & Office Manager bringen Sie folgendes Profil mit:

Erfahrung:

• Mindestens 5 Jahre in einer ähnlichen Position (Executive Assistant / Personal Assistant).
• Erfahrung im Finanzdienstleistungssektor, Bankwesen oder reguliertem Umfeld.
• Erfahrung in der Unterstützung eines Senior Executives (idealerweise CIO oder gleichwertig).
• Erfahrung in Governance oder Unterstützung von Boards/Ausschüssen.

Fähigkeiten:

• Ausgezeichnete Kenntnisse in Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).
• Sehr gute Englisch- und Französischkenntnisse erforderlich.
• Fortgeschrittene Fähigkeiten in der Erstellung professioneller Präsentationen.
• Hervorragende Organisations- und Prioritätenmanagementfähigkeiten.
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten.
• Hohe Diskretion und Vertraulichkeit.
• Proaktivität und vorausschauende Arbeitsweise.
• Fähigkeit, unter Druck zuverlässig zu arbeiten.
• Teamgeist mit hoher Eigenständigkeit.

Bedingungen und Vorteile

Unser Kunde bietet Ihnen:

• Eine Festanstellung in einem etablierten Unternehmen.
• 5 Wochen Urlaub für eine gute Work-Life-Balance.
• Ein professionelles und kollegiales Arbeitsumfeld.
• Die Möglichkeit, aktiv zum reibungslosen Ablauf und zur Effizienz der täglichen Abläufe beizutragen.