Beschreibung
Die EPFL, die Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampusse Europas und gehört in zahlreichen akademischen Rankings zu den Top 20 weltweit. Die EPFL zählt über 6.500 Mitarbeitende, die die drei Hauptaufgaben der Hochschule leben: Bildung, Forschung und Innovation. Der EPFL-Campus bietet ein aussergewöhnliches Arbeitsumfeld im Herzen einer Gemeinschaft von über 17.000 Personen, darunter fast 12.500 Studierende und 4.000 Forschende aus mehr als 120 verschiedenen Nationen.
Die Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne (EPFL) sucht eine dynamische und zuverlässige administrative Assistenz zur Unterstützung eines Professors und seines Labors. Der/die Kandidat/in sorgt für den reibungslosen Ablauf der administrativen Prozesse und fungiert als zentrale Schnittstelle zu den Diensten der EPFL (Personal, Finanzen, Einkauf).
- Verwaltung der Personalprozesse: Einstellungen, Vertragsmanagement, Visumsentscheidungen, Integration neuer Mitarbeitender und Zusammenarbeit mit der Personalabteilung.
- Finanzverwaltung des Labors: Budgetüberwachung, Rechnungsprüfung, Kostenstellenverwaltung und Finanzberichterstattung.
- Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten gemäss den Richtlinien der EPFL.
- Organisation und Bearbeitung von Bestellungen (Material, Ausrüstung, Dienstleistungen), inklusive Logistik.
- Verwaltung und Archivierung von Dokumenten (elektronisch und physisch).
- Organisation von Meetings, Seminaren, Besuchen und Reisen (Logistik, Unterkunft, Visa).
- Korrespondenz und Kalenderverwaltung in Französisch, Englisch und Deutsch; Protokollführung.
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder gleichwertig); der eidgenössische Fachausweis als Direktionsassistent/in ist von Vorteil.
- Mehrjährige Berufserfahrung als administrative Assistenz, idealerweise im universitären oder Forschungsumfeld; Erfahrung an der EPFL ist wünschenswert.
- Ausgezeichnete Organisationsfähigkeiten, Eigeninitiative, Detailgenauigkeit und Diskretion.
- Sehr gute Kenntnisse in Französisch, Deutsch und Englisch (schriftlich und mündlich).
- Perfekte Beherrschung von MS Office (insbesondere Word, Excel), ERP-Systemen und EPFL-Tools.
- Fähigkeit zur Zusammenarbeit in multikulturellen Teams auf allen Ebenen.
Attraktive Arbeitsbedingungen in einem internationalen und innovativen Umfeld an einer weltweit renommierten Hochschule.
Flexible Arbeitszeiten, Weiterbildungsmöglichkeiten und Programme zur Förderung der Work-Life-Balance.
Hohe Eigenverantwortung und Aufgaben in einem dynamischen Team.
Bewerbungen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Diplome) sind ausschliesslich über das Karriereportal der EPFL einzureichen. Nur vollständige Dossiers werden berücksichtigt.
Eintrittsdatum: 01.08.2026 oder nach Vereinbarung
Mindestpensum: 60,00
Maximalpensum: 80,00
Vertragsart: Befristet
Dauer: Bis 31. August 2028
Referenz: 2282