Description
Wir suchen eine hoch organisierte und proaktive Administrative & Events Koordinatorin, die ein dynamisches internationales Team mit Sitz in Genf unterstützt. Dies ist eine 3-monatige befristete Anstellung, die eine Abwesenheit im Personal abdeckt.
Sie spielen eine Schlüsselrolle bei der reibungslosen Koordination administrativer Tätigkeiten und internationaler Meetings in einem multikulturellen Umfeld.
Administrative & Events Assistant (3 Monate)
Unser Kunde ist eine internationale Organisation.
Aufgaben
- Verfassen, Formatieren und Korrekturlesen einer Vielzahl von Dokumenten (Korrespondenz, Berichte, Präsentationen, Publikationen)
- Vollständige administrative und sekretarielle Unterstützung des Teams
- Koordination internationaler Meetings und Veranstaltungen, einschließlich:
- Kommunikation mit Rednern und Teilnehmern
- Vorbereitung von Tagesordnungen und Briefing-Materialien
- Verwaltung von Anmeldungen und Teilnehmerlisten
- Organisation der Logistik (Tagungsräume, Catering, Reisen, Unterkunft, Dolmetschen)
- Terminplanung und Kalenderverwaltung
- Protokollführung und Nachverfolgung von Aktionspunkten
- Pflege und Aktualisierung von Aufzeichnungen, Datenbanken und Ablagesystemen
- Bearbeitung eingehender Korrespondenz und Fristenüberwachung
- Unterstützung bei digitalen Plattformen, einschließlich Aktualisierung von Web- oder Kommunikationstools
- Unterstützung bei Budgetverfolgung und administrativen Prozessen
- Organisation von Reisevorbereitungen und Dokumentationen
Profil des Kandidaten
- Abgeschlossene Sekundarschulbildung
- Bis zu 3 Jahre Erfahrung in administrativen oder Büro-Support-Rollen
- Starke Organisationsfähigkeiten und Detailgenauigkeit
- Vertraut im Umgang mit digitalen Werkzeugen und Datenbanken (ERP-Systeme von Vorteil)
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Fähigkeit, in einem internationalen, multikulturellen Umfeld zu gedeihen
- Fließend in Englisch (schriftlich und mündlich); weitere Sprachen sind von Vorteil
Bedingungen und Vorteile
- Standort: Genf
- Dauer: 3 Monate (Beginn Mitte Juni 2026)
- Arbeitsumfeld: Internationale Organisation