Vr-Sekretär:in / Executive Assistant Ceo

Deine Aufgaben:

Verwaltungsrat (Schwerpunkt)

Führen des VR-Sekretariats inkl. Jahresplanung, Sitzungsplanung, Einladungsmanagement und Koordination sämtlicher VR-Sitzungen und GV
Erstellung und Pflege der Traktandenlisten in enger Abstimmung mit dem VR-Präsidium und der Geschäftsleitung
Sicherstellung eines professionellen VR-Sitzungsprozesses: Versand der Unterlagen, Nachverfolgung von Pendenzen, Beschluss- und Entscheidverwaltung
Protokollierung von Verwaltungsratssitzungen (Deutsch) inkl. sauberer Nachbearbeitung, Freigabeprozess, Versand und Archivierung
Pflege und Weiterentwicklung der VR-Dokumentation inkl. Beschlussregister, Sitzungsunterlagen, Governance-Dokumenten und Ablagestrukturen
Schnittstelle zu VR-Mitgliedern und externen Ansprechpartnern (administrativ-organisatorisch)
Sicherstellen von Terminen, Fristen und formalen Anforderungen im VR-Kontext

Geschäftsleitung (ergänzende Unterstützung)

Direkte Unterstützung des CEO im Tagesgeschäft: Termin- und Kalenderkoordination, Vor- und Nachbereitung von Meetings, Priorisierung und Pendenzenmanagement
Erstellung und Aufbereitung von Berichten und anspruchsvoller Korrespondenz in Deutsch (z.B. Monatsberichte, Management-Summaries)
Koordination von Aufgaben aus GL-Sitzungen inkl. Tracking von Pendenzen

Weitere Verantwortlichkeiten

Organisation interner und externer Sitzungen, Workshops, Seminare und Social Events mit internen sowie externen Teilnehmern
Planung und Organisation von Mitarbeiteranlässen und Teambuilding-Aktivitäten
Koordination externer Dienstleister und Ansprechpartner im Facility Management

Dein Profil:

Kaufmännische Grundausbildung und Weiterbildung als Direktionsassistent:in oder vergleichbar, inkl. Ausbildung/Weiterbildung im Umfeld VR-Sekretariat / Corporate Governance
Mehrjährige Erfahrung im Verwaltungsratsumfeld, insbesondere in der Organisation von VR-Sitzungen, Protokollführung sowie in der Dokumentation und Nachverfolgung von Beschlüssen
Routinierter Umgang mit Governance-Themen, Vertraulichkeit und formalen Anforderungen im VR-Kontext
Erfahrung in der direkten Unterstützung eines CEO oder einer Geschäftsleitung auf Executive Level
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, stilsicher und präzise
Hohe Diskretion, Loyalität und professionelle Kommunikation auf Management-Level
Strukturierte, selbständige Arbeitsweise, hohe Verlässlichkeit, starker Sinn für Termine und Fristen
Organisationstalent, Durchsetzungsfähigkeit und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein

Deine Vorteile: