Administrative Assistentin (40% bis 60%)
Treten Sie einem dynamischen Unternehmen bei und tragen Sie zu dessen reibungslosem Tagesablauf bei!

Im Auftrag eines unserer Kunden suchen wir eine gewissenhafte, vielseitige und serviceorientierte Administrative Assistentin (40% bis 60%), die alle administrativen, HR- und Sekretariatsaufgaben in einem KMU übernehmen kann.

Ihre Aufgaben
Empfang & Sekretariat
Physischer und telefonischer Empfang von Besuchern und Kunden
Anrufe entgegennehmen, filtern und weiterleiten
Verwaltung der ein- und ausgehenden Post sowie E-Mails
Scannen, ablegen, archivieren und Dokumentenmanagement
Vorbereitung von Sendungen und Frankierungen
Organisation von Sitzungen: Einladungen, Raumreservierungen, Vorbereitung der Tagesordnungen
Teilnahme an Sitzungen, Protokollführung und Nachverfolgung der Beschlüsse
Verwaltung & kaufmännische Leitung
Bearbeitung der allgemeinen Geschäftskorrespondenz
Vorbereitung und Nachverfolgung von Angebotsanfragen
Erstellung von Kundenauftragsbestätigungen
Bestellung bei Lieferanten und Überwachung der Lieferfristen
Rechnungstellung von Anzahlungen und verschiedenen Leistungen
Administrative Nachverfolgung des Kundendienstes
Überprüfung und Weiterleitung der Buchhaltungsdaten an die zuständigen Abteilungen

Personalwesen
Verwaltung der Personalakten und zugehörigen administrativen Dokumente
Überwachung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlauben
Bearbeitung von Krankheits- und Unfallmeldungen bei den Sozialversicherungen
Vorbereitung von Arbeitszeugnissen und weiteren HR-Dokumenten
Mitarbeit bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung
Sicherstellung der Einhaltung der Personalordnung und Arbeitsgesetzgebung
Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Organisation von Vorstellungsgesprächen und Nachverfolgung der Bewerbungen
Koordination mit Zeitarbeitsfirmen
Kontrolle der Stundennachweise und Rechnungen der Agenturen
Mitarbeit bei der administrativen Betreuung von Auszubildenden und Praktikanten
Verwaltung der Bestellungen von Arbeitskleidung

Ihr Profil
EFZ als Kaufmann/Kauffrau oder gleichwertige Ausbildung
HR-Manager-Zertifikat von Vorteil
Mindestens 2 bis 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion in einem KMU
Ausgezeichnete zwischenmenschliche Fähigkeiten und Kundenorientierung
Sehr gute Organisations- und Schreibfähigkeiten
Sicherer Umgang mit MS Office (Word, Excel, Outlook)
Erfahrung mit ERP- oder Verwaltungssoftware
Französisch: Muttersprache
Deutsch: gute Kenntnisse
Englisch: gute Kenntnisse
Selbständige, diskrete, gewissenhafte und vielseitige Persönlichkeit

Wir bieten
Eine abwechslungsreiche Stelle mit vielfältigen Verantwortungen
Ein dynamisches und freundliches Arbeitsumfeld
Eine vielseitige Tätigkeit im Herzen des Unternehmens
Eine flexible Anstellung zwischen 40% und 60%
Eine langfristige Zusammenarbeit in einem aktiven KMU