Description

Assistenz (40% bis 60%)Werden Sie Teil eines dynamischen Unternehmens und tragen Sie zu dessen reibungslosem Tagesgeschäft bei!Im Auftrag eines unserer Kunden suchen wir eine sorgfältige, vielseitige und serviceorientierte Assistenz (40% bis 60%), die in der Lage ist, sämtliche Aufgaben im Bereich HR und Administration innerhalb einer Mission zu bewältigen.Empfang & Administration- Physischer und telefonischer Empfang von Besuchern und Kunden- Entgegennahme, Filterung und Weiterleitung von Anrufen- Verwaltung der ein- und ausgehenden Post sowie E-Mails- Scannen, Sortieren, Archivieren und Sicherstellung der Dokumentenverwaltung- Vorbereitung von Sendungen und Frankierungen- Organisation von Sitzungen: Reservierung von Räumen, Erstellung der Tagesordnungen- Teilnahme an Sitzungen, Protokollführung und Nachverfolgung der BeschlüsseKaufmännische Verwaltung- Bearbeitung der allgemeinen Korrespondenz des Unternehmens- Vorbereitung und Nachverfolgung von Angebotsanfragen- Erstellung von Kundenbestellungen- Erteilung von Lieferantenbestellungen und Überwachung der Lieferfristen- Fakturierung von Kundenanzahlungen und diversen Rechnungen- Nachverfolgung des Kundendienstes- Überprüfung und Weiterleitung von Buchhaltungsdaten an die zuständigen AbteilungenPersonalwesen- Verwaltung der Personalakten und zugehöriger Dokumente- Nachverfolgung von Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Urlaub- Verwaltung von Krankheits- und Unfallmeldungen bei den Sozialversicherungen- Vorbereitung von Arbeitszeugnissen und anderen HR-Dokumenten- Teilnahme an der Lohnabrechnung und den Abrechnungen- Überwachung der Einhaltung des Personalreglements und des Arbeitsrechts- Veröffentlichung von Stellenanzeigen, Organisation von Vorstellungsgesprächen und Nachverfolgung der Bewerbungen- Kontaktpflege zu Personalvermittlungsagenturen- Kontrolle der Stundenrapporte und Rechnungen der Agenturen- Teilnahme an der Betreuung von Lernenden und Praktikanten- Verwaltung von Bestellungen für ArbeitskleidungIhr Profil- Kaufmännischer Fähigkeitsausweis (EFZ) oder Abschluss als HR-Fachperson, mindestens 2 bis 3 Jahre Erfahrung in einer ähnlichen Funktion in einem KMU- Ausgezeichnete Fähigkeiten und Sinn für Kundenservice- Sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit- Beherrschung der MS Office-Tools (Word, Excel, Outlook)- Erfahrung mit einem ERP- oder Verwaltungssystem- Französisch: Muttersprache oder sehr gute Kenntnisse- Englisch: gute Kenntnisse- Selbstständige, diskrete, sorgfältige und vielseitige PersönlichkeitWir bieten- Eine abwechslungsreiche Stelle mit zahlreichen Verantwortlichkeiten- Ein dynamisches und freundliches Arbeitsumfeld- Eine vielseitige Tätigkeit im Herzen des Unternehmens- Ein flexibles Arbeitspensum zwischen 40% und 60%- Eine langfristige Perspektive in einem KMU jid4990861ade jit0624ade jpiy26ade