Description
- Freundlicher Empfang, Orientierung und Betreuung von Besuchern
- Sicherstellung eines professionellen und serviceorientierten ersten Eindrucks
- Öffnen und Schliessen der Rezeption gemäss internen Vorgaben
- Gewährleisten eines ordentlichen, sauberen und repräsentativen Empfangs- und Postbereichs
- Verwaltung verschiedener digitaler und analoger E-Mail-Postfächer
- Bedienung und technische Sicherstellung des ordnungsgemässen Betriebs der Telefonanlage
- Entgegennahme und Weiterleitung eingehender Anrufe
- Erstellung monatlicher Statistiken (Anrufvolumen und Besucherzahlen)
- Verwaltung von Zutrittsbadges für Mitarbeitende und Parkplätze über das System
- Ausgabe, Rücknahme und Pflege der Zugangsberechtigungen
- Inventarisieren und Nachbestellen von Büroartikeln (z. B. Druckerpapier, Umschläge)
- Sicherstellen von Ordnung und optimaler Lagerung aller Materialien
- Bestellung von Visitenkarten und Kongressausweisen (Namensschildern)
- Verwaltung des internen Parkplatzvergabe-Systems
Weitere administrative Aufgaben
- Bestellung und Nachverfolgung von Lyreoc- und Felfel-Produkten.
- Erstellung von Postetiketten (z. B. für externe Mitarbeitende).
- Überwachung und Verfolgung von Wartungsaufträgen externer Dienstleister.
- Ausführung administrativer Aufgaben im Bereich Empfang und Arbeitsschutz.
- Organisation von Taxibestellungen.
- Verwaltung des internen Präsenztools.
- Kontrolle und Validierung von Rechnungen