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PROGRAMMASSISTENZ – LOGISTIK UND FINANZEN (M/W/D)Das Institut de Hautes Etudes et du Développement sucht eine:Programmassistenz – Logistik und Finanzen (M/W/D)Abteilung: Unbefristeter ArbeitsvertragBeschäftigungsgrad: 100%, entspricht 40 Stunden/WocheFrist: Beginn ab dem Institut:Das Geneva Institute, gegründet im Jahr, ist ein weltweit anerkanntes Kompetenzzentrum für das Studium von und Entwicklung. Das Institut mit Sitz in Genf, Schweiz, bietet ein anregendes, multikulturelles und interdisziplinäres akademisches Umfeld. Es bietet Masterstudiengänge und an und führt Spitzenforschung zu den großen Herausforderungen des Fachbereichs durch:Ihre Rolle:Im Rahmen der Entwicklung und Qualität seiner Programme sucht das Institut weiterhin eine anerkannte Fachkraft, die für ihren Sinn für Genauigkeit und ihre Fähigkeit zur Koordination vielfältiger Aktivitäten bekannt ist. Diese Funktion spielt eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Ablauf der Programme, indem sie eine effiziente Logistikverwaltung, zuverlässige Unterstützung und eine flüssige Kommunikation mit allen Beteiligten sicherstellt. Engagiert, anpassungsfähig und serviceorientiert trägt die Stelleninhabung aktiv zur Exzellenz und zur Erfahrung unserer bei.Hauptverantwortlichkeiten:- Sicherstellung der Logistik und der Vorbereitung der Programminhalte: Agenden, Teilnehmerlisten, Begleitdokumente und Unterstützungsmaterialien.- Erstellen und Versenden der Korrespondenz und der an Teilnehmer und Referenten.- Zusammenarbeit mit internen und externen Stellen zur Festlegung und Umsetzung der logistischen Parameter der Programme.- Antizipation von Risiken und Herausforderungen im Zusammenhang mit dem Ablauf der Veranstaltungen.- Verwaltung mehrerer Programme gleichzeitig unter Beweisstellung exzellenter Organisation und Priorisierungsfähigkeit.- Unterstützung der Fakultätsmitglieder bei allen logistischen Aspekten im Zusammenhang mit Online- oder Präsenzprogrammen.- Verhandlung, Auswahl und Verwaltung der Beziehungen zu externen Anbietern, um pünktliche und qualitativ hochwertige Dienstleistungen zu gewährleisten.- Überwachung aller Zahlungen: Ausstellung von Rechnungen, Mahnungen bei ausstehenden Beträgen und klare Kommunikation mit den.- Verwaltung der Finanzaufgaben: Bearbeitung von Finanz-E-Mails, Abgleich von Kreditkartenausgaben, Nachverfolgung von Zahlungen an Lieferanten und Referenten in Verbindung mit der Buchhaltung.Um in dieser Rolle erfolgreich zu sein, verfügen Sie über:- Ausbildung: CFC oder höherer Abschluss.- Erfahrung: 3 bis 5 Jahre in der Veranstaltungsverwaltung oder im Projektmanagement.- Sprachen: Beherrschung von Französisch und Englisch in Wort und Schrift. Exzellente schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch.- Genauigkeit: Hohe Detailorientierung und Präzision bei den Aufgaben.- Finanzkompetenzen: Sicherheit im Umgang mit Zahlen und Verständnis für die Finanzprozesse des Instituts.- Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Exzellente Kommunikationsfähigkeiten und Interaktion mit verschiedenen Zielgruppen.- Persönliche Eigenschaften: Proaktiv, anpassungsfähig, fähig, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu verwalten.Was wir Ihnen bieten können:- Arbeit mit einer großen Gemeinschaft aus unterschiedlichen Hintergründen.- Interessante Arbeit mit vielfältigen Aufgaben.- Angenehme Atmosphäre in einem Team in überschaubarer Größe im Herzen von Genf.Rekrutierungsprozess, falls Sie ausgewählt werden:- Sie werden per E-Mail kontaktiert, um ein Assessment zu absolvieren.- Ein Vorstellungsgespräch am Institut oder per Video (je nach Wohnort) mit der Personalabteilung, um Ihre Motivation und Ihre Kompetenzen besser zu erfassen.- Ein letztes Gespräch mit der Fachabteilung, die sich freut, Ihre fachbezogenen Fragen zu beantworten.Wie bewerben?Wir laden Sie ein, ein vollständiges Dossier im PDF-Format mit den folgenden Dokumenten einzureichen:1) ein Motivationsschreiben2) einen Lebenslauf3) Diplome4) ArbeitszeugnisseWir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit respektiert und Vielfalt in unserem Unternehmen schätzt. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Alter, Familienstand, Behinderung, Rasse, Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Religion.Zudem sind Interessierte eingeladen, die Website des Instituts zu konsultieren:Bitte beachten Sie, dass per Post erhaltene Bewerbungen nicht berücksichtigt werden. jidfe9b07cade jit0624ade jpiy26ade