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Struktur trifft Weitblick

Du willst nicht einfach Termine verwalten – sondern den Unterschied machen?
Du kombinierst To-do-Listen mit Weitblick?
Du hast ein Auge fürs Detail – ohne dich darin zu verlieren?
Dann lies weiter.

Für die Geschäftsführung der Physiobox swiss GmbH mit zwei modernen Standorten im Kanton Baselland suchen wir eine persönliche Assistenz der Geschäftsleitung mit einem Startpensum von 30–50 %.

Was du mitbringst

• Du arbeitest gerne selbstständig und erkennst, was als Nächstes gebraucht wird
• Du kannst mit direkter, klarer Kommunikation umgehen – auch unter Druck
• Du liebst es, zu organisieren, zu priorisieren und Prozesse effizient zu strukturieren
• Du hast nachweisbare Erfahrung im Aufbau und in der Pflege von Managementprozessen in Tools wie Meistertask oder vergleichbarer Software
• Du bringst Praxiserfahrung in der Strukturierung und Standardisierung von Arbeitsabläufen mit – idealerweise in einem wachsenden Unternehmen oder dynamischen Umfeld
• Du hast bereits ein internes Intranet oder eine digitale Wissensplattform aktiv mitentwickelt oder betreut
• Du arbeitest sicher mit MS Office, Cloud-Tools, digitalen Kalendern und nutzt digitale Hilfsmittel sowie KI-Tools pragmatisch
• Du gehst vertraulich und diskret mit sensiblen Informationen um
• Erfahrung im HR-Bereich (z. B. Recruiting, Onboarding, Administration) ist ein Plus – oder du bist motiviert, dich zügig in diese Themen einzuarbeiten und darin Verantwortung zu übernehmen

Deine Aufgaben

Schwerpunkte – du gestaltest die Basis für:

• Aufbau und kontinuierliche Pflege von Managementprozessen in der Projekt- und Managementsoftware (Meistertask)
• Strukturierung, Dokumentation und Standardisierung von wiederkehrenden Arbeitsabläufen in verschiedenen Unternehmensbereichen
• Entwicklung, Pflege und Weiterentwicklung des internen Intranets als zentrale Wissens- und Onboarding-Plattform für alle Mitarbeitenden

Zusätzlich verantwortest du zentrale Organisationsthemen im CEO-Office:

• Organisation und Begleitung von Meetings und Sitzungen – inklusive Vor- und Nachbereitung
• Kalender- und Terminmanagement des CEO (inkl. Fristen, Prioritäten und Koordination)
• E-Mail-Management: Posteingang prüfen, filtern, priorisieren und vorbereiten – auch mit KI-Unterstützung
• Protokollführung, Dokumentation und Ablage von entscheidungsrelevanten Inhalten
• Kommunikation mit Partnern, Mitarbeitenden und externen Stellen
• Unterstützung im HR-Bereich, z. B. bei Stellenausschreibungen, Bewerberkommunikation und Onboarding
• Allgemeine organisatorische und administrative Entlastung im dynamischen CEO-Alltag

Was dich auszeichnet

• Du denkst mit, bevor du gefragt wirst – und behältst auch in hektischen Momenten den Überblick
• Du arbeitest lösungsorientiert, loyal und verlässlich
• Du bist neugierig auf moderne Arbeitsprozesse und Tools – und bringst dich aktiv ein

Was dich erwartet

• Eine Rolle, in der du wirklich etwas bewirkst – als rechte Hand der Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege und ein direktes Arbeitsumfeld mit flacher Hierarchie
• Vertrauensarbeitszeit und flexible Teilzeitgestaltung
• Moderne Arbeitsmittel: Laptop, Tablet, digitale Schnittstellen und smarte Tools
• Ein Arbeitsplatz mit Sinn – im Umfeld von Gesundheit, Bewegung und Entwicklung
• Eigenverantwortung statt Mikromanagement – du gestaltest aktiv mit
• Ein motiviertes, wertschätzendes Team mit Professionalität und Herz
• Langfristige Entwicklungsperspektive, zum Beispiel im Projekt- oder Office-Management
• Möglichkeit zu Homeoffice und mobilem Arbeiten nach Absprache
• Hochwertiger Kaffee – keine Kompromisse