Description

Operations Manager & Client Services
Über PORT
PORT Real Estate Development AG ist eine Immobilienentwicklerin mit einer AI-gestützten, datenbasierten Plattform. Wir vereinen zwei Welten: die professionelle Entwicklung von Wohnimmobilien in Agglomerationen und eine eigene digitale Plattform, die unser Kerngeschäft ergänzt und unterstützt. Mit dem Launch dieser Plattform bauen wir aktuell die nächste Wachstumsphase auf – und suchen dafür die erste Stimme und Schrift von PORT nach aussen.
Deine Rolle
Du bist die zentrale Anlaufstelle von PORT – die Drehscheibe, bei der alle Fäden zusammenlaufen. Du sorgst dafür, dass eingehende Anfragen professionell aufgenommen, Themen sauber eingeordnet und intern die richtigen Personen zur richtigen Zeit involviert werden. Du hältst unserem Development- und Plattform-Team den Rücken , damit sie sich auf Projekte und Produktentwicklung konzentrieren können – und bringst dabei eigene Ideen ein, wie wir unsere Abläufe, unseren Kundenkontakt und unseren Auftritt Schritt für Schritt besser machen können.
Kundenkontakt & Kommunikation
Erste Anlaufstelle für eingehende Telefonate und E-Mails von Eigentümern, Investoren, Plattform-Nutzern und Partnern
Eigenständige Beantwortung von Standardfragen zu PORT, Plattform und KPI-Report; strukturierte Delegation komplexerer Themen inkl. Nachverfolgung
Aufbau und Pflege einer FAQ- und Wissensdatenbank aus wiederkehrenden Anfragen
Koordination & Organisation
Terminkoordination sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings (Agenden, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups)
Organisation interner Workshops und gelegentlicher Events (Investorenanlässe, Partner-Apéros)
CRM, Daten & Dealflow-Support
Pflege von CRM und Ticketing-System; Monitoring des gemeinsamen Posteingangs und der Plattform-Benachrichtigungen
Vorqualifikation von Inbound-Leads aus der Plattform (Vollständigkeit prüfen, fehlende Infos nachfordern, Übergabe ans Development-Team)
Einfache Reportings zu Anfragen, Themen und Conversion für die Geschäftsleitung
Office & Operations
Empfang, Büroorganisation (Post, Bestellungen, IT-Grundausstattung) und Koordination externer Dienstleister (Treuhand, IT, Reinigung, Versicherungen)
Unterstützung bei einfachen Buchhaltungsvorgängen (Kreditoren, Belegablage, Vorbereitung Treuhänder)
Mitdenken & Weiterentwicklung
Du erkennst Prozess-Schwachstellen, schlägst Verbesserungen vor und spielst Rückmeldungen aus Kundengesprächen ins Team zurück
Du übernimmst mit der Zeit eigene kleine Projekte (z.B. FAQ, Ticketing-Workflow, Onboarding-Unterlagen)
Dein Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Erste Berufserfahrung im Front Office, Empfang, Kundenservice oder in einer Assistenzrolle – idealerweise im Immobilien-, Dienstleistungs- oder Tech-Umfeld (kein Muss)
Du denkst mit statt nur abzuarbeiten, erkennst Zusammenhänge und bringst eigene Ideen ein
Proaktive, selbstständige Arbeitsweise – du übernimmst Verantwortung und gehst Themen aktiv an
Ausgeprägte Hands-on-Mentalität – du packst an und findest pragmatische Lösungen
Freude daran, in einem wachsenden Unternehmen Strukturen aktiv mitaufzubauen
Ausgeprägte digitale Affinität; sicherer Umgang mit MS Office, CRM- und Ticketing-Tools
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse; ösisch oder Italienisch von Vorteil
Freundliches, souveränes Auftreten am Telefon – diskret, strukturiert und verlässlich
Das erwartet dich bei PORT
Eine Rolle mit direktem Einblick in zwei spannende Welten: klassische Immobilienentwicklung und eine neu lancierte digitale Plattform
Kurze Entscheidungswege, flache Hierarchien und ein Unternehmen in der Aufbauphase, in dem deine Ideen Gehör finden
Viel Gestaltungsspielraum – wer mitdenkt, kann die Rolle mitprägen und weiterentwickeln
Moderne, agile Arbeitsweise mit digitalen Tools und klaren Prozessen
Ein eingespieltes Team mit Freude an Qualität, Tempo und gutem Handwerk
Büro an zentraler Lage in Zürich, faire Anstellungsbedingungen und Entwicklungsmöglichkeiten entlang unseres Wachstums jid80b2af6a jit0417a jiy26a