Description

Geschäftsleitungsassistenz / Office, HR & Compliance
AUFGABENBEREICH
Administration & Office Management
Planung und Koordination von Meetings, Terminen, Reisen und Hotelreservationen
Organisation von internen und externen Anlässen
Telefonische Erreichbarkeit der Hauptnummer (vertretungsweise)
Erstellung von Präsentationen, Berichten und Auswertungen
Verwaltung des internen WIKI sowie Ablage- und Dokumentenmanagement
Verwaltung von Büromaterial und allgemeiner Büroorganisation
Betreuung administrativer Infrastrukturthemen
HR-Administration
Erstellung von Arbeitsverträgen und HR-relevanten Dokumenten
Führung der Personaladministration
Bearbeitung der Spesenabrechnungen, insbesondere vom Aussendienst
Unterstützung im Rekrutierungsprozess und Onboarding
Betreuung des Auszubildenden vom Stammhaus (3 Wochen pro Jahr)
Teilnahme an HR-Meetings online / offline
Anlaufstelle für Mitarbeitende bei administrativen Fragen
Compliance, Qualität & Versicherungen
Pflege und Überwachung von internen Richtlinien (Datenschutz, IT, Qualität)
Bearbeitung von Qualitätsmanagement-Themen
Datenbankpflege (Prüfmittel, Sicherheitsmittel, Kontrollen)
Verwaltung von Versicherungen (Auto, Haftpflicht, Gebäude etc.)
Unterstützung bei internen Kontrollen und Audits
IT- & Systemunterstützung
Unterstützung bei der Verwaltung von Tablets, Laptops und Mobiltelefonen
Bestellung und Betreuung von IT-/EDV-Material
Pflege und Kontrolle der Zeiterfassung (Mutationen, Auswertungen)
ANFORDERUNGSPROFIL
Hard Skills
Kaufmännische Grundausbildung EFZ oder gleichwertige Ausbildung
Mehrjährige Erfahrung in Administration, Office-Management oder Assistenzfunktionen
Gute Kenntnisse in HR-Administration (Verträge, Personalakten, Absenzen)
Sehr gute Kenntnisse in MS 365 (Excel, Teams, PowerPoint, Word, Sharepoint, Onedrive)
Sehr gute DE- und EN-Kennnisse in Wort und Schrift (FR von Vorteil)
Vorteil: Kenntnisse in Compliance, Datenschutz, Qualitätsmanagement oder Versicherungsadministration
Soft Skills
Strukturierte, effiziente und selbständige Arbeitsweise
Sehr hohe Vertrauenswürdigkeit und Diskretion
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Kommunikationsstärke
Organisationstalent und proaktive Haltung
Teamfähigkeit und sicheres, freundliches Auftreten
Flexibilität, Belastbarkeit und Freude an vielfältigen Aufgaben
Bereitschaft zur kontinuierlichen Weiterentwicklung
Reisebereitschaft (1..2x pro Jahr)
KOMPETENZEN
Sicherer Umgang mit Office- und HR-Administrationsprozessen
Fähigkeit, professionelle Präsentationen, Berichte und Auswertungen zu erstellen
Präzise Dokumentations- und Organisationskompetenz
Sorgfältige, strukturierte und nachvollziehbare Arbeitsweise
Problemlösungsfähigkeit und proaktives Handeln
Verlässliche, vertrauensvolle und respektvolle Zusammenarbeit
Fähigkeit, unterschiedliche Anspruchsgruppen professionell zu betreuen
Empathie und Teamorientierung
Hohe Eigenständigkeit und Verantwortungsbereitschaft
Anpassungsfähigkeit in einem dynamischen Umfeld
Lernbereitschaft und Offenheit für Weiterentwicklung
Vertrauenswürdigkeit und Integrität
VERANTWORTUNGEN
Sicherstellung eines reibungslosen administrativen und organisatorischen Betriebs
Termingerechte und korrekte Durchführung der HR-Administration
Einhaltung und Pflege von Compliance-, Datenschutz- und Qualitätsrichtlinien
Vertrauensvolle Ansprechperson und Unterstützung für Mitarbeitende
Sicherer Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Unternehmensdaten jid58bef15a jit0415a jiy26a