Beschreibung
Wir suchen eine hochprofessionelle und diskrete Person, die eine viel frequentierte Telefonzentrale verwaltet und eine nahtlose Kommunikation mit internen Teams und leitenden Stakeholdern sicherstellt.
Die Rolle umfasst zudem die Überwachung der Telefonsysteme, Reisekoordination und Facility-Anfragen und bietet effiziente, serviceorientierte operative Unterstützung in einem anspruchsvollen Umfeld.
Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen mit Sitz in Genf.
Aufgaben
Bedienung und Verwaltung einer viel frequentierten, mehrsprachigen Telefonzentrale (Französisch/Englisch erforderlich; weitere Sprachen von Vorteil), um jederzeit eine reibungslose Anrufbearbeitung und exzellenten Service zu gewährleisten
Überwachung des CISCO-Systems, einschließlich Anrufweiterleitung, Nachrichtenbearbeitung über die Operator-Konsole und Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Kommunikation auf Führungsebene
Umgang mit allen Interaktionen mit höchster Vertraulichkeit, Diskretion und Professionalität, insbesondere im Umgang mit VIPs und leitenden Stakeholdern
Anwendung strenger Sicherheitsprotokolle, einschließlich Identifikation und Umgang mit verdächtigen oder betrügerischen Anrufen
Koordination von Reisevorbereitungen, einschließlich:
- Beratung zu inländischen Zugreisen (SBB)
- Verwaltung internationaler Reiseanfragen
- Verwaltung von Abonnementverlängerungen
Verwaltung und Nachverfolgung von facility-bezogenen Anfragen über das interne Ticketsystem, Sicherstellung der ordnungsgemässen Koordination mit den relevanten Teams und fristgerechte Lösung
Kandidatenprofil
Profil
- Nachgewiesene Erfahrung (mindestens 5 Jahre) in einer ähnlichen Position innerhalb eines anspruchsvollen, serviceorientierten Umfelds
- Gute Beherrschung von Französisch und Englisch (mindestens C1); weitere Sprachen sind von Vorteil
- Solide technische Kenntnisse im Umgang mit Telefonsystemen und administrativen Werkzeugen
Persönliche Eigenschaften
- Serviceorientierte, proaktive und lösungsorientierte Denkweise
- Ausgezeichnete Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten mit der Fähigkeit, auf allen Organisationsebenen selbstbewusst zu interagieren
- Starke Fähigkeit, unter Druck ruhig und effizient zu bleiben
- Hohe Diskretion, Taktgefühl und Zuverlässigkeit
- Teamplayer mit kooperativer Einstellung und Bereitschaft, Wissen zu teilen
- Fähigkeit, Prozesse klar zu erklären und Nutzer pädagogisch zu unterstützen
Bedingungen und Vorteile
Vollzeitstelle.