Description
Wir suchen einen Teamassistenten zur Unterstützung eines Direktorenteams für eine 3-monatige befristete Tätigkeit. Diese Rolle ist vollständig vor Ort im Büro und verbindet klassische administrative Unterstützung mit Aufgaben im Office Management, um den reibungslosen Tagesablauf des Teams und des Arbeitsplatzes sicherzustellen. Der ideale Kandidat ist detailorientiert, serviceorientiert und in der Lage, mehrere Prioritäten in einem schnelllebigen Umfeld zu managen.
Teamassistent - 3 Monate
Unser Kunde ist ein internationales Unternehmen.
Aufgaben
Teamunterstützung
- Umfassende administrative Unterstützung des Teams
- Kalenderverwaltung, Terminplanung und Koordination von Meetings
- Organisation interner und externer Meetings, inklusive Logistik und Materialien
- Organisation von Geschäftsreisen (Flüge, Hotels, Reisepläne) und Bearbeitung von Spesenabrechnungen
- Vorbereitung von Präsentationen, Berichten und Dokumenten nach Bedarf
- Fungieren als Ansprechpartner für interne und externe Stakeholder
- Unterstützung bei Ad-hoc-Projekten und Teaminitiativen
Office Management
- Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Büro
- Koordination mit externen Dienstleistern (Facility Management, Lieferanten, IT-Support etc.)
- Verwaltung von Büromaterialien und Bestellung bei Bedarf
- Überwachung der Organisation von Besprechungsräumen und der Ordnung im Büro
- Unterstützung bei der Einarbeitung neuer Mitarbeiter (Arbeitsplatzvorbereitung, Materialien, Zugänge etc.)
- Bearbeitung eingehender Post, Lieferungen und allgemeiner Büroanfragen
Profil des Kandidaten
- Erfahrung in einer administrativen Funktion, als Teamassistent oder im Office Management
- Starke Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten
- Ausgeprägte Detailgenauigkeit und Fähigkeit zur effektiven Priorisierung
- Proaktive, praktische und lösungsorientierte Arbeitsweise
- Starke Kommunikations- und zwischenmenschliche Fähigkeiten
- Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten und Vertraulichkeit zu wahren
- Kenntnisse in Microsoft Office (Outlook, Excel, PowerPoint, Word)
- Fließend in Englisch (weitere Sprachen von Vorteil)
Bedingungen und Vorteile
- Dies ist eine Vollzeitstelle vor Ort ohne Möglichkeit zum Homeoffice
- Sofortige oder kurzfristige Verfügbarkeit wird stark bevorzugt