Description
Für ein multinationales Unternehmen mit Sitz in Genf bieten wir eine Stelle an als:
Rezeptionist
Für einen 8-monatigen Vertrag mit einer 100% Arbeitsbelastung.
Rezeptionist m/w
AUFGABENBESCHREIBUNG
Koordination und Unterstützung empfangsbezogener Dienstleistungen
Verwaltung und Koordination von Mitarbeiteranfragen
Verwaltung und Unterstützung von Ad-hoc-Betriebsaufgaben und Projekten
ERWARTETES PROFIL
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EMPFANG
Verwaltung des Empfangsbereichs und Telefonservices
- Proaktive Antizipation der Bedürfnisse der Besucher (z. B. Hilfe mit Gepäck, Mänteln, Wegweisung), um einen professionellen, einladenden und effizienten ersten Kontaktpunkt sicherzustellen.
Koordination des Besuchermanagements, der Ankündigung und Unterstützung
- Ausgabe von Zugangsausweisen für Besucher und Mitarbeitende zur Unterstützung eines reibungslosen, gut organisierten Empfangsbetriebs.
Verwaltung und Koordination der Empfangsumgebung
- Überwachung der Postfachaktivitäten, Lieferaufzeichnungen und Büromaterialien, um eine ordentliche und einladende Empfangsumgebung zu gewährleisten.
Koordination und Unterstützung empfangsbezogener Dienstleistungen
- Koordination von Taxibuchungen, Unterstützung für Besucher, Mitarbeitende und externe Partner, um einen reibungslosen Tagesablauf sicherzustellen.
Unterstützung der Sicherheit vor Ort und Zugangskontrolle
- Überwachung des Standortzugangs, Anwendung von Sicherheitsverfahren, Meldung von Vorfällen oder verdächtigen Anrufen zur Gewährleistung der Personensicherheit und eines regelkonformen Arbeitsplatzes.
HELP DESK
Verwaltung und Koordination von Mitarbeiteranfragen
- Verwaltung von Mitarbeiteranfragen über dedizierte Systeme, um eine zeitnahe und genaue Servicebereitstellung sicherzustellen, einschließlich Verwaltung von Ausweisprofilen, Zuweisung von Schließfächern und zugangsbezogener Unterstützung.
Verwaltung und Überwachung von operativen Verteilungen und Beständen
- Durchführung von operativen Verteilungen und Überwachung des Lagerbestands für Standortnutzer, um Verfügbarkeit und genaue Nachverfolgung sicherzustellen (z. B. Zigaretten, Handtücher).
Überwachung und Zusammenstellung monatlicher Aktivitätsdaten und KPIs
- Zusammenstellung und Analyse monatlicher Aktivitätsdaten und KPIs, einschließlich Fallbearbeitung, Verteilungen und Serviceleistung, zur Unterstützung von Berichten und kontinuierlicher Serviceverbesserung.
ADMINISTRATIVE UNTERSTÜTZUNG
Verwaltung und Koordination von Arbeitsplatz- und Mitarbeiterzugangsdiensten
- Verwaltung von Arbeitsplatzzugang und Mitarbeiterregistrierungsdiensten über dedizierte Prozesse, um einen reibungslosen und kontrollierten Zugang zu Einrichtungen sicherzustellen, einschließlich Parkraummanagement, Ausweisen, Schließfächern und Fahrrad-MatchMyBike-Programmen.
Koordination und Bearbeitung administrativer Tätigkeiten und Aufzeichnungen
- Koordination und Bearbeitung administrativer Tätigkeiten und Aufzeichnungen, einschließlich eingehender Rechnungen und Aktualisierungen von Mitarbeiterdaten (z. B. Foto-Uploads) in dedizierten Systemen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Compliance.
Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation und Onboarding-Aktivitäten
- Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation durch Vorbereitung und Verteilung interner Mitteilungen sowie Aktualisierung von Arbeitsplatzgrundrissen in Arbeitsplatzverwaltungstools.
Koordination und Überwachung von Mitarbeiterdienstleistungsinitiativen vor Ort
- Planung von Mitarbeiterdienstleistungsinitiativen vor Ort, einschließlich Besuchen der Fabrik in Dagmersellen und Reifenwechselkampagnen, um eine reibungslose Durchführung und eine positive Mitarbeitererfahrung sicherzustellen.
BETRIEBLICHE UNTERSTÜTZUNGSDIENSTE
Verwaltung und Unterstützung von Ad-hoc-Betriebsaufgaben und Projekten
- Ausführung und Koordination von Ad-hoc-Betriebsaufgaben und kurzfristigen Projekten nach Anweisung des Managers, Anpassung der Prioritäten nach Bedarf zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Flexibilität.
Unterstützung der Empfangskontinuität sowie Sicherheits- und Evakuierungsunterstützung
- Unterstützung der Empfangskontinuität durch Vertretung des ExCom-Empfangs zur Sicherstellung eines ununterbrochenen Empfangsbetriebs.
- Teilnahme an Erste-Hilfe- und Evakuierungsteams für Standortbewohner zur Gewährleistung einer effektiven Notfallreaktion.
- Befolgung von Sicherheits- und Evakuierungsverfahren für Mitarbeitende und Besucher zur Sicherstellung von Compliance und Bereitschaft.
- Abschluss obligatorischer Sicherheits-, Erste-Hilfe- und Evakuierungsschulungen zur Aufrechterhaltung der Einsatzbereitschaft und betrieblichen Compliance.
Koordination und Überwachung empfangsbasierter Mitarbeiterinitiativen
- Koordination empfangsbasierter Mitarbeiterinitiativen, einschließlich der Champagne Service Award, zur Sicherstellung einer genauen Verteilung und einer positiven Mitarbeitererfahrung.
ERWARTETES PROFIL
- Höhere Ausbildung oder Hochschulabschluss. Eine Ausbildung im Gastgewerbe ist von Vorteil.
- Nachgewiesene Berufserfahrung in 5-Sterne-Luxushotels als Rezeptionist, Front Office Representative oder in einer ähnlichen Position.
- Erfahrung mit administrativen Aufgaben ist von Vorteil.
- Fließend in Englisch in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau) und Französisch. Weitere Sprachen sind von Vorteil.
Computerkenntnisse: Versierter Anwender der Microsoft Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint,
Outlook) und Internetanwendungen. Praktische Erfahrung mit Standardbüroausstattung
(z. B. Drucker, Scanner).
Kommunikationsfähigkeiten (mündlich und Zuhören): Demonstriert effektive mündliche und aktive
Zuhörfähigkeiten. Hört aufmerksam zu, sucht bei Bedarf Klärung und reagiert einfühlsam. Kommuniziert Botschaften klar, höflich und angemessen in positiven wie herausfordernden Situationen und zeigt Respekt sowie eine kooperative Haltung mit Fokus auf das Gemeinwohl.
Gastfreundschaftskompetenzen: Verkörpert die Werte von JTI durch professionelles Verhalten und Erscheinungsbild.
Schafft eine einladende Atmosphäre, indem er alle mit einem Lächeln und positiver Einstellung begrüsst und echte Hilfsbereitschaft zeigt. Zeigt Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um wechselnden Bedürfnissen und Erwartungen gerecht zu werden.
Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Starker Teamplayer, der andere mit Respekt und Rücksicht behandelt,
unabhängig von Rolle oder Status. Arbeitet gerne im Dienst anderer und zeigt eine starke Arbeitsmoral und Verantwortungsbewusstsein.
Schafft eine sichere, respektvolle und inklusive Umgebung, die offenen Dialog fördert.
Stellt sicher, dass andere sich gehört, respektiert und wohl fühlen, sich auszudrücken, sei es bei täglichen Interaktionen, Serviceanfragen oder sensiblen Situationen. Baut Vertrauen durch aufmerksames Zuhören, Empathie und vorurteilsfreie Kommunikation auf.
Problemlösungsfähigkeiten: Einfallsreich und proaktiv bei auftretenden Problemen. Erkennt
Herausforderungen, entwickelt alternative Lösungen, zeigt Beharrlichkeit und überwindet Hindernisse effektiv.
Multitasking-Fähigkeiten: Fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und dabei den Fokus
auf individuelle Bedürfnisse zu behalten. Zeigt starke Organisationsfähigkeiten, bleibt unter
Druck ruhig, übersieht keine Prioritäten und bewältigt die Arbeitsbelastung ohne Überforderung oder Frustration.
