Description
Zur Unterstützung der Tätigkeiten der Geschäftsleitung einer internationalen Organisation suchen wir eine/n Assistenz der Geschäftsleitung, die/der für das reibungslose administrative, organisatorische und logistische Funktionieren verantwortlich ist.
Assistenz der Geschäftsleitung m/w
Ihre Aufgaben:
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Tägliche Verwaltung des Sekretariats der Geschäftsleitung: Koordination des Kalenders, Organisation von Meetings, Verwaltung der Korrespondenz und Empfang von Besuchern.
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Verwaltung der administrativen und finanziellen Nachverfolgung bestimmter Vorgänge (Rechnungen, Rückerstattungen, Spesenabrechnungen).
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Mitwirkung bei der logistischen Organisation von institutionellen Veranstaltungen, Konferenzen und Besuchen externer Gäste.
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Beitrag zur administrativen Nachverfolgung bestimmter akademischer Aktivitäten und zur Koordination offizieller Veranstaltungen des Instituts.
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Aktualisierung der Datenbanken und Erledigung verschiedener administrativer Aufgaben im Zusammenhang mit dem Betrieb der Geschäftsleitung.
Gesuchtes Profil:
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Ausgezeichnete Beherrschung von Französisch und Englisch, sowohl mündlich als auch schriftlich.
- Eine ähnliche Erfahrung in der Schweiz ist zwingend erforderlich
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Sehr gute Kenntnisse in Office-Anwendungen.
- Wohnsitz in der Schweiz