Personalwesen

• Verwaltung der Personalakten über den gesamten Lebenszyklus der Mitarbeitenden sicherstellen.
• Arbeitsverträge, Ergänzungsvereinbarungen und HR-Dokumente vorbereiten.
• Ein- und Austrittsformalitäten der Mitarbeitenden verwalten.
• Administrative Nachverfolgung von Abwesenheiten, Unfällen, Krankheiten und Versicherungsbeziehungen sicherstellen.
• Personaldaten in den verschiedenen HR-Systemen aktualisieren.
• Die Nachverfolgung von Schulungen, Beurteilungen und HR-Fristen mitverfolgen.
• Anfragen der Mitarbeitenden beantworten und sie bei administrativen Angelegenheiten begleiten.
• Verschiedene Dashboards, Statistiken und HR-Kennzahlen erstellen und pflegen.
• An der kontinuierlichen Verbesserung der HR-Verfahren und -Prozesse mitwirken.

Assistenz der Geschäftsleitung & Governance

• Das Sekretariat der Geschäftsleitung und die Nachverfolgung der laufenden Geschäfte sicherstellen.
• Korrespondenz, Protokolle und administrative Dokumente verfassen und formatieren.
• Sitzungen, Einladungen und Dokumente für Governance-Gremien vorbereiten.
• Den jährlichen Kalender der Sitzungen und Meetings organisieren und koordinieren.
• Protokolle der Geschäftsleitungs- und Stiftungs-Sitzungen verfassen.
• Die administrative Nachverfolgung der umgesetzten Entscheidungen und Massnahmen sicherstellen.
• An der Organisation von bereichsübergreifenden Projekten und dem reibungslosen administrativen Betrieb der Einrichtungen mitwirken.
• Eng mit den Abteilungsleitern und Management-Teams zusammenarbeiten.

Kontinuierliche Verbesserung

• An der Aktualisierung der internen Verfahren und des Qualitätssystems mitwirken.
• Zur Optimierung der administrativen und HR-Prozesse beitragen.
• Die für die Funktion erforderlichen administrativen Kontrollen durchführen.
• An verschiedenen institutionellen Projekten je nach Bedarf teilnehmen.

Ihr Profil

• Ausbildung im kaufmännischen, administrativen oder HR-Bereich.
• Fachausweis HR-Spezialist/in wird sehr geschätzt.
• Erwiesene Erfahrung in einer administrativen Personalmanagement-, HR- oder Geschäftsleitungsassistenzfunktion.
• Ausgezeichnete schriftliche Französischkenntnisse.
• Sehr gute Kenntnisse in IT- und Büroanwendungen.
• Fähigkeit, mehrere Dossiers und Ansprechpartner gleichzeitig zu managen.
• Erfahrung in einem Pflegeheim, einer Gesundheitseinrichtung, einer Stiftung oder einer halbstaatlichen Organisation ist ein echter Vorteil.

Ihre Qualitäten

• Einwandfreies Verständnis von Vertraulichkeit.
• Organisation, Genauigkeit und Zuverlässigkeit.
• Autonomie und Verantwortungsbewusstsein.
• Initiative und vorausschauende Denkweise.
• Ausgeprägter Dienstleistungssinn.
• Diplomatie und soziale Kompetenz.
• Fähigkeit, in einem anspruchsvollen menschlichen Umfeld zu arbeiten.
• Sensibilität für die Werte des medizinisch-sozialen Sektors.