24 Jun

Administrative(r) Assistent(in) Buchhaltung und Import-Export M/W

Genève

Description

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Administrative(r) Assistent(in) Buchhaltung und Import-Export M/W

Unternehmensbeschreibung

Für einen unserer Kunden, spezialisiert auf hochwertige Sammlerobjekte, mit Sitz in Genf, bieten wir eine Stelle als

Administrative(r) Assistent(in) Buchhaltung und Import-Export M/W

Beschäftigungsgrad 100%

Stellenbeschreibung

Aufgaben im Bereich Import-Export

Die Import-Export-Assistentin übernimmt folgende Aufgaben:
Administrative Verwaltung: Vorbereitung und Ablage der Import-/Exportunterlagen, Überprüfung der Dokumente (Rechnungen, Zertifikate, e-dec-).
Dokumentenvorbereitung: Erstellung von Zollpapieren, behördlichen Formularen.
Bestellverfolgung: Koordination zwischen ausländischen Lieferanten, Spediteuren und Kunden.
Logistikorganisation: Vorbereitung der Pakete, Koordination der Transporte sowie Optimierung von Kosten und Fristen.
Anwendung der Zollverfahren: Einhaltung der Zoll- und Handelsvorschriften.
Berichterstattung und interne Kommunikation: Überwachung der Aktivitäten und Koordination zwischen den Abteilungen.

Aufgaben im Bereich Administration

Die Assistentin übernimmt gelegentlich vielseitige Aufgaben in folgenden Bereichen:
Empfang und Information: Empfang, Orientierung und Getränke-Service für Besucher, Telefonannahme und E-Mail-Bearbeitung.
Verschiedene Bestellungen (Bürobedarf, Getränke-).
Kontaktaufnahme und Nachverfolgung von Vorgängen mit verschiedenen Organisationen (Hausverwaltung-) und Wartungsdiensten (Elektrik-).
Buchung von Flugtickets und Hotels für die Geschäftsleitung.
Dokumenten- und Postverwaltung: Eingabe, Ablage, Archivierung und Weiterleitung administrativer Dokumente.
Unterstützung interner Abteilungen: Assistenz für andere Abteilungen (Personal, Buchhaltung, Geschäftsleitung, Betrieb-), Nachverfolgung von Vorgängen und Aktualisierung von Datenbanken.
Planung und Organisation: Terminverwaltung, Terminvereinbarungen sowie Organisation und Planung von Meetings.
Bearbeitung von Anfragen und administrative Nachverfolgung: Verfassen von Schreiben, Aktualisierung von Dateien und Verwaltung von Büromaterial.
Effektive Kommunikation mit anderen Mitarbeitenden sowie mit Kunden und Besuchern.

Gesuchtes Profil

Erforderliche Kompetenzen:

Sorgfalt bei der Aufgabenerfüllung, Organisationsfähigkeit und Prioritätenmanagement.
Gute zwischenmenschliche und schriftliche Fähigkeiten, Teamarbeit, Freude an Vielseitigkeit.
Zuverlässigkeit, Diskretion und Wahrung der Vertraulichkeit der bearbeiteten Informationen.
Anpassungsfähigkeit und Entwicklungspotential (diese Stelle wird sich weiterentwickeln).
Gute Kenntnisse der Bürosoftware (Word, Excel, E-Mail).
Professionelle Beherrschung von Französisch und Englisch; Kenntnisse einer weiteren Sprache sind von Vorteil.

Ausbildung und Erfahrung: