Description
Eine internationale, forschungsorientierte Organisation sucht eine hochorganisierte und proaktive Verwaltungs- und Finanzassistenz zur Unterstützung des reibungslosen Tagesgeschäfts eines dynamischen, multidisziplinären Teams. Sie arbeiten eng mit der Geschäftsleitung, Forschenden und internen Stakeholdern zusammen, um die operative Effizienz zu fördern und zum erfolgreichen Abschluss von Projekten in einem internationalen und kollaborativen Umfeld beizutragen.
Büro- und Finanzassistent/in zu 50%
Unser Auftraggeber ist eine internationale Organisation.
Aufgaben
Finanz- und Fördermittelunterstützung
- Unterstützung bei der Budgetverfolgung und Überwachung der Projektausgaben
- Unterstützung bei Finanzberichterstattungsaktivitäten (einschließlich Gehälter, Rechnungen und Spesen)
- Mitwirkung bei Finanzprognosen und Budgetvorbereitung
- Verwaltung von Beschaffungsprozessen und Nachverfolgung von Ausgaben
Personal- und Personaladministration
- Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen und Vorbereitung von Arbeitsdokumenten
- Koordination von Onboarding- und Offboarding-Aktivitäten für Mitarbeitende und Mitarbeitende auf Zeit
- Pflege der Personalakten und Nachverfolgung von Abwesenheiten, Verträgen und administrativen Lebenszyklusprozessen
- Administrative Unterstützung für Gastforschende, Praktikanten und temporäres Personal
Executive- und Verwaltungsunterstützung
- Verwaltung von Kalendern, Terminplanung und Koordination von Terminen für Führungskräfte
- Allgemeine administrative Unterstützung zur Gewährleistung eines reibungslosen Teamablaufs
Veranstaltungs- und Reiseorganisation
- Organisation von Meetings, Workshops, Seminaren und Konferenzen
- Koordination von Reisevorbereitungen, einschließlich Logistik und Spesenabrechnung
- Unterstützung bei der Organisation interner Veranstaltungen und Teamaktivitäten
Mobilitäts- und Besuchersupport
- Erleichterung der Ankunft und Integration internationaler Mitarbeitender und Besucher
- Unterstützung bei Visumanträgen, Unterkunft und Krankenversicherungsangelegenheiten
- Verwaltung der Reiselogistik für Gäste und Mitarbeitende
Koordination und Kommunikation
- Fungieren als Ansprechpartner/in für interne Abteilungen und externe Partner
- Koordination mit Förderstellen und Verwaltungsdiensten nach Bedarf
Profil des Kandidaten
- Nachgewiesene Erfahrung in einer administrativen Unterstützungsfunktion, idealerweise in einem internationalen, akademischen oder Forschungsumfeld
- Starke Organisations- und Multitasking-Fähigkeiten mit hoher Detailgenauigkeit
- Proaktive, serviceorientierte Einstellung mit der Fähigkeit, selbstständig zu arbeiten
- Fließend in Französisch und Englisch (schriftlich und mündlich)
- Ausgezeichnete Kenntnisse der Microsoft Office-Programme (Outlook, Word, Excel, PowerPoint)
- Starke zwischenmenschliche Fähigkeiten und die Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten
Bedingungen und Vorteile
50%-Stelle mit Sitz in Genf.