Beschreibung

Zur Unterstützung unserer Geschäftsleitung suchen wir eine erfahrene, diskrete und zuverlässige Persönlichkeit. In dieser vielseitigen Vertrauensfunktion arbeiten Sie eng mit dem GL-Team zusammen und tragen wesentlich zu einem reibungslosen, gut organisierten Tagesgeschäft bei.

Ihre Aufgaben

Unterstützung der Geschäftsleitung und des Verwaltungsrats

• Termin-, Reise- und Meeting Management für den CEO und die Geschäftsleitung
• Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Geschäftsleitungs- und Verwaltungsratssitzungen
• Protokollführung, Aktennotizen und Memos
• Bearbeitung von Handelsregistermutationen
• Administrative Unterstützung der Mitglieder der Geschäftsleitung in allen Bereichen

Kommunikation und Koordination

• E-Mail-Management, inkl. Priorisierung und Nachverfolgung von Pendenzen
• Erstellung von Korrespondenz, Präsentationen und Unterlagen in Deutsch, Englisch und Französisch
• Schnittstellenfunktion zu internen und externen Anspruchsgruppen
• Unterstützung bei der internen Kommunikation

Organisation und Office Management

• Organisation von Meetings, Telefon- und Videokonferenzen
• Allgemeines Office Management (Besucherempfang, Konferenzräume, Catering, Logistik)
• Organisation interner und externer Veranstaltungen

Dokumentation und Administration

• Dokumentenmanagement sowie Pflege der digitalen und physischen Ablage der Geschäftsleitung
• Aufbau und Pflege strukturierter Ablagesysteme
• Bearbeitung von Rechnungsanweisungen, Spesenmanagement und Belegeinreichungen

Projekte, E-Learning und Nachhaltigkeit

• Unterstützung beim Ausrollen und Verwalten von E-Learnings (z. B. Compliance, Arbeitssicherheit usw.)
• Mitarbeit bei Nachhaltigkeitsthemen und der Umsetzung interner Massnahmen

Ihr Profil

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise mit Weiterbildung als Direktionsassistenz
• Mindestens fünf Jahre Berufserfahrung in einer vergleichbaren Funktion, vorzugsweise in einem KMU
• Sehr gute Deutsch-, Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sicherer Umgang mit MS Office 365 sowie digitalen Tools (z. B. Teams, SharePoint, OneNote)
• Hohe Vertrauenswürdigkeit, Diskretion und Loyalität im Umgang mit sensiblen Informationen
• Strukturierte, selbständige und proaktive Arbeitsweise
• Dienstleistungsorientierte, pragmatische Persönlichkeit mit Freude an der Zusammenarbeit mit Führungsgremien

Das bieten wir Ihnen

• Verantwortungsvolle Vertrauensposition mit enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege und offene Unternehmenskultur
• Modernes Arbeitsumfeld in Buchs ZH
• Möglichkeit für gelegentliches Homeoffice nach Absprache
• Wertschätzende, professionelle Arbeitsatmosphäre