Beschreibung

**OceanCare** setzt sich seit 1989 weltweit für den Schutz der Meere und Meerestiere ein: Mit Einsitz in inter-nationalen Gremien, Schutzprojekten und Sensibilisierungskampagnen. Seit 2011 als UNO-Sonderberaterin für den Meeresschutz. Wir sind eine international vernetzte, agile Expertenorganisation mit einem Team in Wädenswil, das mit Kolleg:innen aus 12 Ländern auf vier Kontinenten wirkt.

Weil es im Meeresschutz viel zu tun gibt, suchen wir ab sofort eine:n erfahrene:n Kolleg:in als

**Assistenz der Geschäftsleitung & Backoffice Support 50+ %**
*Prozentangaben sind als Annahme und Prozentsatz des Pensums zu verstehen* 

**Arbeitsort**:Wädenswil (ZH)
**Line Management**: Ist als Stabsstelle der CEO unterstellt. Enge Zusammenarbeit und Koordination mit der COO.

**Aufgaben:**

Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen als zentrale Ansprechperson vor Ort mit Verantwortung für die Organisation und den reibungslosen Betrieb des Büros.

**Unterstützung der Geschäftsleitung in operativen und administrativen Belangen 60 %:**

* Administration

* Reisebuchungen für Konferenzen
* Koordination von Terminen und Meetings sowie Termine von Geschäftsführung (GF)
* Support Spesenabrechnungen GF
* Vor- und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Agenda, Protokollführung und Pendenzenmanagement
* Koordination und Abwicklung von Grafik- bzw. Druckaufträgen
* IT- & Ressourcen-Management

* Erste Anlaufstelle für Mitarbeitende bei einfachen IT-Anliegen sowie Koordination bei Störungen
* Organisation und Betreuung der Büroinfrastruktur
* Sicherstellung von Dokumentablage sowie Pflege der Serverstruktur, gemeinsam mit COO
* Support Personal-Administration/HR

* Erfassung von Ferienabwesenheiten
* Operative Unterstützung von COO bei Team-Workshops et al.

**Verwaltung und Betrieb Büro 40 %**

* Koordination von Anliegen rund um die Büroinfrastruktur und Verwaltung
* Sicherstellung der Verfügbarkeit von Büromaterial sowie bedarfsgerechte Bestellung.
* Aktualisierung und Koordination der Aufteilung von Büroaufgaben im Team
* Sicherstellung des Telefondienstes
* Ansprechperson für externe Dienstleister (z. B. Reinigung, Hauswartung)

**Profil & Erwartungen:   **

* Mehrjährige Erfahrung in einer vergleichbaren Funktion
* Identifikation mit der Mission von OceanCare; Erfahrung im NGO-Umfeld ist von Vorteil
* Hohe Eigenverantwortung und ausgeprägtes Organisationsvermögen sowie die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, Zusammenhänge zu erkennen, aktiv mitzudenken und in dynamischen Situationen Ruhe und Überblick zu behalten
* Volle Büro-Präsenz (bei einem 50% Pensum idealerweise täglich einen halben Tag) und daran, eine zentrale Drehscheibenfunktion für Team und Geschäftsleitung einzunehmen
* Wohnsitz in der Schweiz sowie Muttersprache Deutsch mit sicherem Verständnis von Schweizerdeutsch sowie gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
* Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sowie ein stilsicherer, adressatengerechter Schreibstil
* Strukturierte, vorausschauende, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise mit ausgeprägtem Sinn für Ordnung. Transparenz und effiziente Abläufe
* Freundliches, serviceorientiertes und verbindliches Auftreten mit echter Freude daran, andere zu unterstützen und einen positiven Beitrag zum Teamalltag zu leisten
* Diskretion und Vertrauenswürdigkeit und ein hohes Verantwortungsbewusstsein
* Sicherer Umgang mit gängigen Office-Tools (Microsoft 365) sowie Offenheit und Interesse an digitalen Tools und Systemen
* Erfahrung in der Koordination von externen Dienstleistern sowie im Umgang mit IT-Anliegen von Vorteil
* Grundkenntnisse in Personaladministration und HR-Prozessen (z. B. Sozialversicherungen, Rekrutierung) von Vorteil

**Wir bieten:**

* Eine vielseitige, verantwortungsvolle Position 
* Die Möglichkeit, einen direkten Beitrag zu Meeresschutz zu leisten 
* Ein motiviertes Team mit flachen Hierarchien 

**Sie sind interessiert?**

Unser Team besteht aus Menschen, die den Wunsch in sich tragen etwas zu bewegen. Wer bei OceanCare arbeitet, fühlt sich der Meereswelt verbunden. Wir wünschen uns Bewerber:innen, die diese Leidenschaft teilen.

**Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung per E-Mail (Lebenslauf, Motivationsschreiben und die wichtigsten Zeugnisse) an Olivia Zollinger ozollinger@oceancare.org (ferienabwesend von 21.07.2026-07.08.2026).**

Eingangsbestätigungen für Bewerbungen werden erst ab Kalenderwoche 33 versendet. Wir danken Ihnen für Ihr Verständnis.

Wädenswil

Festanstellung

Veröffentlicht am 22.07.2026