Beschreibung

Assistent*in Fachbereichsleitungen
Dauerstelle
Sportamt
Wir bewegen Züri. Packen Sie mit uns an.
Für den Bereich Bade- und Eisanlagen mit rund 21 Hallen- und Freibädern sowie zwei Eisanlagen suchen wir per sofort oder nach Vereinbarung eine dienstleistungsorientierte, initiative und verlässliche Persönlichkeit, die die Fachbereichsleitungen wirkungsvoll unterstützt und zu einem reibungslosen Ablauf des Fachbereichsalltags beiträgt.
Aufgaben
Organisatorische und administrative Unterstützung der Fachbereichsleitungen, inklusive Sicherstellung des Dokumenten- und Ablagesystems, Termin- und Sitzungsorganisation und Protokollführung
Unterstützung bei Rekrutierungsprozessen sowie bei personaladministrativen Abläufen in Zusammenarbeit mit dem HR
Unterstützung der Bereichsleitung in organisatorischen und administrativen Belangen sowie Übernahme ausgewählter Aufgaben im Rahmen der Stellvertretung Assistentin Bereichsleitung
Wahrnehmung einer zentralen Schnittstellenfunktion innerhalb des Bereichs Bade- und Eisanlagen und Mitarbeit in Projekten (Administration und Koordination)
Verfassen präziser Korrespondenz, Entscheidungsgrundlagen, Berichte und Präsentationen
Profil
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung sowie mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion, idealerweise auf Stufe Bereichs-, Abteilungs- oder Geschäftsleitung
Ausgeprägte Organisations- und Koordinationsfähigkeit sowie hohe Dienstleistungsorientierung
Strukturierte, selbstständige und vorausschauende Arbeitsweise
Hohe Diskretion und Sicherheit im Umgang mit vertraulichen Informationen
Sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten sowie stilsicheres Deutsch
Sehr gute Kenntnisse in Microsoft 365 sowie hohe digitale Affinität
Hohes Verantwortungsbewusstsein, Genauigkeit und Hands-on-Mentalität
Fähigkeit, Prioritäten zu setzen und mehrere Anspruchsgruppen gleichzeitig professionell zu unterstützen
Wir bieten
Ein vielseitiges und verantwortungsvolles Aufgabengebiet in einem sportlichen Umfeld. Sie erwartet ein eingespieltes Team, ein abwechslungsreicher Arbeitsalltag sowie attraktive Anstellungsbedingungen und Sozialleistungen der Stadt Zürich
Über uns
Das Sportamt ist eine Dienstabteilung des Schul- und Sportdepartements der Stadt Zürich. Es ist das Kompetenzzentrum für die Sportförderung und stellt der sportlich aktiven Bevölkerung und den Vereinen Sportanlagen sowie Hallen- und Freibäder zur Verfügung. Die Organisation des obligatorischen Schwimmunterrichts sowie des freiwilligen Schulsports zählen ebenfalls zu den Kernaufgaben des Sportamts. Mit gezielter Information motiviert das Sportamt zu mehr Bewegung und berät und unterstützt die Sportorganisationen.
Interessiert?
Auskünfte zur Stelle erteilt Ihnen die Bereichsleitung, , Telefon .
Referenz-Nr.: 50621 jid6214896a jit0625a jiy26a