Beschreibung

«Tauche ein in die Welt der Schweizer Industrie und Technologietrends»

Deine Rolle:

In dieser vielseitigen Assistenzfunktion unterstützt du die Bereichsleitung sowie ausgewählte Ressortleitungen organisatorisch, administrativ und koordinativ. Du bist eine zentrale Drehscheibe im Tagesgeschäft, sorgst für reibungslose Abläufe und behältst auch in einem dynamischen Umfeld stets den Überblick.

Dein Aufgabenbereich:

Sitzungs- & Gremienorganisation

• Planung, Vorbereitung, Organisation und Nachbearbeitung von internen und externen Sitzungen, Workshops, Klausuren und Gremien
• Koordination von Terminen für Bereichsleitung und Teams

Veranstaltungs- & Reiseorganisation

• Organisation und Betreuung von Veranstaltungen, Seminaren, Webinaren und Konferenzen
• Reiseorganisation für Bereichsleitung und Team inkl. Termin- und Programmplanung

Administrative Assistenz

• Umfassende administrative Unterstützung der Bereichsleitung und Ressortleitungen
• Agenda- und Pendenzenmanagement

Dokumentation & Kommunikation

• Pflege und Aktualisierung von MS Teams, Intranet, Extranet und CRM
• Korrekturlesen von Texten sowie Koordination von Übersetzungen
• Erstellung und Auswertung von internen und externen Umfragen

Finanzen & Controlling

• Prüfung, Kontrolle und Visierung von Rechnungen
• Überwachung von Budgets und Ausgaben

Mitarbeitereinführung & Organisation

• Organisation und Begleitung des Onboardings neuer Mitarbeitender

Weitere Aufgaben

• Stellvertretungen innerhalb der Organisation
• Administrative Sonderaufgaben und Ad-hoc-Unterstützung
• Zentrale Ansprechperson für interne Anliegen (inkl. kleiner Alltagsaufgaben)

Dein Profil:

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in einer Assistenzfunktion auf Bereichs- oder Geschäftsleitungsebene
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und hohe Selbstständigkeit
• Gepflegte Umgangsformen, Diskretion und Zuverlässigkeit
• Verständnis für Verbandspolitik mit liberalen Wirtschaftsinteressen
• Gute Englisch- und Französischkenntnisse in Wort und Schrift
• Sehr gute MS-Office- und M365-Kenntnisse (Teams, SharePoint) und CRM-Systemen, als auch gängigen KI-Tools
• Perfekte und stilsichere Deutschkenntnisse

Das erwartet dich:

• Dynamisches, heterogenes und offenes Team
• Moderner Arbeitsplatz im Zürcher Trendviertel Kreis 5 (beim Toni-Areal)
• Einblicke in verschiedenste Industrieunternehmen
• Freude an viel spannender Arbeit
• Ein grosses und inspirierendes Netzwerk

Haben wir Dein Interesse geweckt? Wir freuen uns auf die Zustellung Deiner vollständigen Bewerbungsunterlagen an bewerbung-di@swissmem.ch Dr. Adam Gontarz, Bereichsleiter DIT, Mitglied der Geschäftsleitung

Informationen zu unserer Organisation findest Du unter www.swissmem.ch