Description
La European Society (ERS) unisce medici, professionisti sanitari, scienziati e altri esperti nel campo della medicina. In qualità di una delle principali organizzazioni mediche in questo settore, ERS conta un numero crescente di membri in oltre 140 paesi. Attualmente siamo alla ricerca di un Assistente Congressi ed Eventi per fornire supporto di alto livello e proattivo al nostro team Congressi ed Eventi. Sotto la supervisione del Responsabile Congressi ed Eventi, la figura ideale lavorerà in modo indipendente, prenderà iniziative e manterrà comunicazioni chiare e regolari con il responsabile fornendo feedback e aggiornamenti. Il ruolo prevede una stretta collaborazione con il team più ampio e richiede una mentalità pratica e orientata alla soluzione.Assistente Congressi ed Eventi (Copertura) 100%Responsabilità chiaveLe seguenti responsabilità chiave forniscono una panoramica del ruolo, sebbene possano essere assegnati compiti aggiuntivi secondo necessità.Riunioni e Corsi- Gestire prenotazioni alberghiere e di voli per i membri della facoltà- Ricercare e consigliare ristoranti e servizi locali; compilare informazioni pratiche per i partecipanti- Supporto nella gestione degli Ordini di Evento (logistica in loco)- Preparare, inviare e dare seguito ai rimborsi spese di partecipanti e docenti- Tracciare e dare seguito a fatture e pagamenti- Gestire il processo di registrazione e rispondere alle richieste dei partecipanti (email/telefono)- Elaborare pagamenti e aggiornare il sistema- Inviare solleciti di pagamento e dare seguito secondo necessità- Preparare i documenti per i partecipanti (lettere di visto, informazioni pratiche)- Emettere fatture manuali quando richiestoEventi (escluso il Congresso Annuale)- Aggiornare i contenuti del sito web del Congresso e del Congresso Annuale- Distribuire e gestire la restituzione delle chiavi dell'ufficio in loco- Supportare l'applicazione dei protocolli di pulizia e igiene- Assistere nella preparazione della guida per il personale e fornire supporto per eventi sociali e ufficio del personale- Supporto per l'allestimento e la configurazione delle sale sessioni- Contribuire alla pianificazione del budget per le responsabilità assegnateIl tuo profilo- 1-2 anni di esperienza professionale, idealmente in un contesto internazionale- Un background nella gestione di eventi costituisce un vantaggio- Forte spirito di squadra e eccellenti capacità interpersonali e comunicative- Orientamento al cliente, alta attenzione ai dettagli e una mentalità orientata alla soluzione- Eccellente padronanza dell'inglese; lingue aggiuntive costituiscono un vantaggio- Familiarità con i processi congressuali o di eventi- Forte capacità di multitasking, proattività e gestione del tempo- Disponibilità a viaggiare, inclusi fine settimana occasionali e fino a 10 giorni durante il Congresso annuale- Competenza in MS Office- Permesso di lavoro svizzero o UEProcessoSe sei interessato a questa posizione e ti vedi contribuire alla nostra missione, ti preghiamo di inviare la tua candidatura completa (lettera di presentazione, CV e diplomi).Nota bene: Saranno contattati solo i candidati preselezionati. Non accettiamo candidature tramite agenzie. jid4402d99ait jit0626ait jpiy26ait