Description

Le Département de l’emploi et de la cohésion sociale recherche pour le Service de la cohésion multiculurelle - ESPACE, une/un

Secrétaire à 50%
COSM29

Activités :
Gérer les activités quotidiennes du secrétariat (gestion des tâches administratives des cours, appels téléphoniques, réception et guichet, courrier entrant et sortant).
Accueillir et orienter les apprenant·e·s, le public externe, les enseignant·e·s et les technicien·ne·s (au téléphone et au guichet).
Assumer les tâches administratives liées aux cours (inscriptions, convocations, présences, attestations, calendrier Outlook et réservations de salles).
Assurer le suivi administratif dans la base de données des apprenant·e·s (vérification de la liste d’attente des cours, gestion des convocations et des attestations, suivi des présences et des absences).
Soutenir les enseignant·e·s et les responsables (demandes administratives, appui informatique, réservations de salles).
Vérifier que tous les lieux communs soient accueillants et rangés.
Soutenir le secrétariat ESPACE de Neuchâtel si nécessaire.

Profil souhaité :
CFC d'employé·e de commerce, maturité commerciale, maturité académique ou professionnelle ou formation jugée équivalente.
Expérience professionnelle de quelques années dans le domaine de l'administration ou de la réception.
Expérience dans la gestion administrative. Faculté de rédaction, planification et sens de l'organisation, des responsabilités et des délais, bonnes compétences relationnelles, précision et sérieux, ouverture d’esprit et flexibilité, maîtrise des outils informatiques usuels, en particulier MS Office.
Connaissances de l’anglais et d’autres langues un atout.
Aisance et ouverture à l’interculturalité.
Bonne gestion du stress et des imprévus.
Lieu de travail : La Chaux-de-Fonds
Entrée en fonction : 12 août 2024
Classe 4
Présence requise : tous les matins
Délai de postulation : 8 août 2024
Renseignements : Mme Lydia Ward, responsable ESPACE, tél. 032 889 74 14