Description

Das Institut für Höhere Studien in Internationalen Beziehungen und Entwicklung sucht eine/n:

Programmassistenz – Logistik und Finanzen (M/W/D)

Abteilung: Weiterbildung

Vertrag: Unbefristeter Arbeitsvertrag

Beschäftigungsgrad: 100 %, d.h. 40 Std./Woche

Bewerbungsfrist: 05.07.2026

Vertragsbeginn: nach Vereinbarung

Vorstellung des Instituts:

Das Geneva Graduate Institute, gegründet 1927, ist ein weltweit anerkanntes Exzellenzzentrum für das Studium der internationalen Beziehungen und Entwicklung. Das Institut mit Sitz in Genf, Schweiz, bietet ein anregendes akademisches, multikulturelles und interdisziplinäres Umfeld. Es bietet Master- und Doktoratsprogramme an und betreibt Spitzenforschung zu den grossen globalen Herausforderungen.

Vorstellung der Abteilung: https://executive.graduateinstitute.ch/  

Ihre Rolle:

Im Rahmen der Entwicklung und Qualitätssicherung seiner Programme sucht die Weiterbildung eine/n anerkannte/n Fachmann/-frau mit Organisationstalent, Genauigkeit und der Fähigkeit, vielfältige Aktivitäten zu koordinieren.Diese Funktion spielt eine Schlüsselrolle für den reibungslosen Ablauf der Programme, indem sie eine effiziente Logistikverwaltung, verlässliche administrative Unterstützung und eine reibungslose Kommunikation mit allen Beteiligten sicherstellt. Engagiert, anpassungsfähig und serviceorientiert trägt die/der Stelleninhaber/in aktiv zur operativen Exzellenz und zur Erfahrung unserer Teilnehmenden bei.

Ihre Hauptverantwortlichkeiten:

• Koordination der logistischen und administrativen Abläufe der Programme.
• Vorbereitung der Programminhalte: Agenden, Teilnehmerlisten, unterstützende Dokumente und Präsentationsmaterialien.
• Verfassen und Versenden der Korrespondenz und Kommunikation an Teilnehmende und Referierende.
• Zusammenarbeit mit internen und externen Dienstleistern zur Definition und Umsetzung der logistischen Parameter der Programme.
• Vorausschau auf Risiken und organisatorische Herausforderungen im Programmablauf.
• Gleichzeitige Verwaltung mehrerer Programme mit ausgezeichneter Organisation und Priorisierungskompetenz.
• Unterstützung der Dozierenden in allen logistischen Belangen bei Online- oder Hybridprogrammen.
• Verhandlung, Auswahl und Verwaltung der Beziehungen zu externen Lieferanten zur Gewährleistung termingerechter und qualitativ hochwertiger Leistungen.
• Überwachung aller Zahlungen: Rechnungserstellung, Mahnwesen und klare Kommunikation mit den Teilnehmenden.
• Verwaltung der finanziellen administrativen Aufgaben: Bearbeitung von Finanz-E-Mails, Abgleich von Kreditkartenausgaben, Nachverfolgung von Zahlungen an Lieferanten und Referierende in Zusammenarbeit mit der Buchhaltung.

Für den Erfolg in dieser Rolle sollten Sie:

• Ausbildung: EFZ oder höherer Abschluss.
• Erfahrung: 3 bis 5 Jahre in Eventmanagement oder Ausbildungskoordination.
• Sprachen: Beherrschung von Französisch und Englisch in Wort und Schrift. Hervorragende schriftliche Ausdrucksfähigkeit in Englisch.
• Genauigkeit: Hohe Detailgenauigkeit und Präzision bei täglichen Aufgaben.
• Finanzkompetenzen: Sicherer Umgang mit Zahlen und Verständnis grundlegender Finanzprozesse.
• Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Ausgezeichnete Kommunikations- und Interaktionsfähigkeiten mit verschiedenen Gesprächspartnern.
• Persönliche Eigenschaften: Proaktiv, anpassungsfähig, fähig, mehrere Prioritäten gleichzeitig zu managen.

Was wir Ihnen bieten können:

• Arbeit in einer grossen internationalen Gemeinschaft von Nutzern aus verschiedenen Bereichen.
• Interessante Stelle mit abwechslungsreichen Aufgaben.
• Gutes Arbeitsklima in einem kleinen Team.
• Im Herzen des internationalen Genfs.

Unser Rekrutierungsprozess, falls Sie ausgewählt werden:

• Sie werden per E-Mail kontaktiert, um ein Assessment zu absolvieren.
• Ein Gespräch im Institut oder per Video (je nach Wohnort) mit der Personalabteilung, um Ihre Motivation und persönlichen Kompetenzen besser zu verstehen.
• Ein abschliessendes Gespräch mit der/ dem Vorgesetzten, die/der gerne Ihre berufsbezogenen Fragen beantwortet.

Wie bewerben?

Wir laden Sie ein, eine vollständige Bewerbungsmappe im PDF-Format mit folgenden Unterlagen einzureichen:

1) Ein Motivationsschreiben

2) Einen Lebenslauf

3) Zeugnisse

4) Arbeitszeugnisse

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit respektiert und Vielfalt in unserem Unternehmen schätzt. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Alter, Familienstand, Behinderung, Rasse, nationaler Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Religion.

Für weitere Informationen werden Bewerber gebeten, die Website des Instituts zu besuchen: graduateinstitute.ch  

Bitte beachten Sie, dass per Post eingereichte Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.