Vorstellung

Wir suchen für eine Privatfamilie eine erfahrene und vertrauenswürdige persönliche Assistentin.

Sie begleiten den Eigentümer und seine Familie bei der umfassenden Organisation ihres täglichen und beruflichen Lebens.

Diese Position erfordert perfekte Eigenständigkeit, tadellose Organisation und die Fähigkeit, die Aktivitäten des Family Office und des Hauspersonals aus der Ferne zu koordinieren. Ebenso ist eine nachgewiesene Stabilität in Ihren bisherigen Anstellungen erforderlich.

Ihre Hauptverantwortlichkeiten:

Beziehungsmanagement und Schnittstellenfunktion

• Direkte Verbindung zwischen dem Eigentümer, seiner Familie, dem Hauspersonal, Dienstleistern und externen Partnern sicherstellen.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Family Office und dem Domänenmanager, um einen reibungslosen Ablauf der Operationen zu gewährleisten.

Organisation und hochrangige Sekretariatsaufgaben (fernsteuerbar)

• Terminmanagement: Planung von Terminen, Besprechungen, Prioritäten und Veranstaltungen des Eigentümers.
• Mehrsprachiges Sekretariat: Verfassen von Korrespondenz, E-Mails, Berichten und Briefen in Französisch, Englisch und Russisch.
• Vorbereitung von Unterlagen: Erstellung von Zusammenfassungen und Zusammenstellung der Dokumentation für Meetings.
• Vertraulichkeit: Umgang mit allen sensiblen Informationen mit absoluter Diskretion.

Logistik und private Hausverwaltung

• Reisen und Transporte: Koordination nationaler und internationaler Reisen (Flüge, Visa, Unterkünfte, Transfers).
• Gästemanagement: Organisation von Besuchen und Aufenthalten der Gäste (Logistik, Transfers, detaillierte Routen).
• Familienleben: Überwachung des privaten Kalenders (Arzttermine, sportliche Aktivitäten, Schulbildung, Ferien).

Gesuchtes Profil:

• Erfahrung: Nachgewiesene und erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position in der Schweiz (Family Office, Geschäftsleitung oder anspruchsvolle Privatfamilie).
• Sprachen: Fließende und professionelle Beherrschung von Französisch, Englisch und Russisch (mündlich und schriftlich erforderlich).
• Schlüsselkompetenzen: Perfekte Beherrschung von kollaborativen Fernarbeitstools (Zoom, Teams, gemeinsame Kalender, gesicherte Cloud).
• Qualitäten: Hohe Eigenständigkeit im Homeoffice, Flexibilität, Stressresistenz und absolute Diskretion.
• Mobilität: Gültiger Führerschein und Flexibilität für regelmäßige Reisen (Schweiz/Frankreich).
• Flexibilität: Telefonannahme an Wochenenden bei Bedarf der Familie, typischerweise bei Reisen, Flugbuchungen, Hotelreservierungen und kurzfristigen Änderungen.

Ort: Kanton Waadt, Schweiz (mit Reisen in der Schweiz und Frankreich)
Vertragsart: Unbefristeter Vertrag
Beschäftigungsgrad: 100 %
Homeoffice: Hybrides Modell (Tage nach Vereinbarung)
Reisetätigkeit: Ca. 20 % der Arbeitszeit