Description

Operations & Office Manager:in (80–100%)Operations & Office Manager (80–100%)Standort: ZürichEintritt: nach VereinbarungÜber unsmyndset begleitet Kinder, Jugendliche, junge Erwachsene und Familien in herausfordernden Situationen – von Berufsintegration/IV-Coaching über sozialpädagogische Familienhilfe bis zu schulischen Timeouts und einer Tagesschule. Wir arbeiten verbindlich, professionell und mit hohen Qualitätsansprüchen.Zur Entlastung der Geschäftsleitung suchen wir eine administrative Schlüsselperson, die den Überblick behält und sicherstellt, dass organisatorisch alles rund läuft.Ihre AufgabenAdministration und Koordination für vier Angebote:Berufsintegration (IV-Coaching)Sozialpädagogische FamilienhilfeTimeout (Myndsetting)Tagesschule (Myndsetting)Drehscheibenfunktion: Triage von Anfragen, Koordination interner Abläufe und externer SchnittstellenTermin- und Korrespondenzmanagement sowie Protokollführung inkl. Nachverfolgung von AufgabenKoordination von Fristen, Pendenzen und Dokumenten; Sicherstellen vollständiger UnterlagenPflege und Strukturierung von digitalen Dossiers und Vorlagen (Microsoft 365)Unterstützung bei administrativen Prozessen rund um Leistungsnachweise/AbrechnungenMitarbeit bei der Weiterentwicklung von Standards, Vorlagen und effizienten WorkflowsPragmatischer Einsatz von KI-Tools (z.B. Entwürfe, Zusammenfassungen, Vorlagen) – datenschutzkonformIhr ProfilErfahrung in einer vergleichbaren Funktion (Office/Operations Management, Administration/Koordination, GL-Assistenz o.ä.)Sehr gute organisatorische Fähigkeiten, hohe Selbständigkeit und VerantwortungsbewusstseinSicheres, professionelles Auftreten sowie stilsichere schriftliche KommunikationSehr gute Kenntnisse in M365 (Outlook, Teams, Planner, SharePoint/OneDrive etc.)Digitale Affinität inkl. KI-Kompetenz: Sie nutzen KI im Alltag effizient und verantwortungsvollHohe Diskretion und sorgfältiger Umgang mit sensiblen DatenStrukturierte, pragmatische Arbeitsweise – auch bei hohem TempoWir bietenEine zentrale Rolle mit viel Verantwortung und GestaltungsspielraumDirekte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und kurze EntscheidungswegeSinnstiftende Arbeit in einem professionellen Umfeld jidd21d7d5a jit0309a jiy26a