Beschreibung

Office Manager & Team Assistant
Wer wir sind
Monte Investments AG ist ein Family Office, das sich auf den langfristigen Wertaufbau durch strategische Investitionen, Unternehmensentwicklung und Innovation konzentriert. Wir sind spezialisiert auf den Aufbau und die Verwaltung von Unternehmensbeteiligungen, die Optimierung von Geschäftsprozessen sowie auf kompetente Beratungsleistungen in den Bereichen Investment und Unternehmensstrategie.
Wen suchen wir: Office Manager & Team Assistant
Vor Ort in unserem Office in Luzern, Beschäftigungsgrad 100%
Wir suchen eine zuverlässige, serviceorientierte und gut organisierte Persönlichkeit, die unser Team in einer zentralen Rolle unterstützt und für einen reibungslosen Büroalltag sorgt.
Zu Ihren Hauptaufgaben gehören:
Büromanagement: Sicherstellung eines gut organisierten und gepflegten Büroalltags, inklusive Material- und Verpflegungsmanagement (Budget, Einkauf)
Führung der Buchhaltung (Rechnungsstellung, Budgetierung, Kostenübersicht, Spesenabrechnungen)
Koordination der Onboarding- und Offboarding-Logistik in Zusammenarbeit mit dem Talent Team (z. B. Gebäudezugang, Einrichtung von Schreibtischen).
Wartung und Fehlerbehebung bei Büäten (z. B. Drucker).
Facility Management: Pflege und Koordination
Planung und Koordination Meetings und Anlässe: Vorbereitung von Meetingräumen sowie Empfang und Betreuung von Gästen
Eingangspost: Verteilung, Pflege und Bearbeitung zentraler E-Mail-Postfächer sowie eingehender Telefonate und schriftlicher Anfragen
Pflege der Teamagenda und Umsetzung von Terminänderungen
Laufende CRM- System Pflege und Aktualisierung von Kunden- / Partnerdaten
Allgemeine Administration, Ablage und Digitalisierung von Dokumenten für sämtliche Fachbereiche
Administrative und organisatorische Unterstützung der Teams (Reiseplanung, ad-hoc Aufgaben)
Ihr Profil | Ausbildung, Erfahrung, Persönlichkeit & Kompetenzen
Abgeschlossene Kaufmännische Lehre oder gleichwertige Ausbildung, sowie Office-Management Erfahrung sind zwingend
Erfahrung in der Verwaltung und Nachverfolgung von Bürobudgets, einschließ
sslich Rechnungsstellung von Lieferanten, Ausgabenabgleich und Berichterstattung.
Sicherer Umgang mit Finanzteams, um eine genaue und zeitnahe Budgetüberwachung zu gewährleisten.
Aufgeweckte, hilfsbereite und teamorientierte Persönlichkeit mit Freude an administrativer Arbeit - Sie sind die zentrale Anlaufstelle
Organisationstalent, strukturierte Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung
Fähigkeit, unter Druck ruhig und gelassen zu bleiben.
Ausgeprägte Fähigkeiten im Zeitmanagement und in der Prioritätensetzung.
Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten auf allen Ebenen der Organisation.
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, Russischkenntnisse von Vorteil
Sicherer Umgang mit MS Office, digitalen Tools und CRM-Systemen ein Plus
Warum wir?
Gemeinsam mit unserem Team werden Sie spannende, wegweisende Unternehmen unterstützen und stärken.
Diese Rolle bietet Ihnen eine einzigartige Gelegenheit, Ihre Karriere voranzutreiben und dabei wertvolle sowie langfristige Beziehungen aufzubauen.
Sie werden in einem dynamischen und innovativen Umfeld aufblühen, in dem alle an einer gemeinsamen Vision arbeiten.
Bei Interesse freuen wir uns auf Ihre Bewerbung! jidc5ba092a jit0415a jiy26a