Description

Office Manager mit Immobilienerfahrung (w/m/d)
Über uns
Wir sind ein Architekturbüro mit rund 10 Mitarbeitenden im Herzen von Zürich. Neben der Planung und Realisierung hochwertiger Wohnbauten bewirtschaften wir ein eigenes Immobilienportfolio. Für den täglichen Betrieb suchen wir eine analytische, lernfähige und belastbare Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und Abläufe eigenständig steuert sowie konsequent nachverfolgt.
Deine Aufgaben
Office Management
Verantwortung für einen reibungslosen Büroalltag (Organisation, Termine, Korrespondenz, Ablagestruktur)
Unterstützung der Geschäftsleitung (Verträge, Dokumente, Fristen, Nachverfolgung)
Finanzen und HR (mit Treuhand)
Rechnungsfluss, Zahlungen, Mahnwesen, Kostenkontrolle, Ablage
Personaladministration (Ein- und Austritte, Mutationen, Versicherungen) in Zusammenarbeit mit Treuhand
Immobilienbewirtschaftung (kleines Portfolio)
Mieterkommunikation, Anliegenbearbeitung, Terminierung und Koordination
Abnahmen und Übergaben, Schadenfälle, Handwerkerkoordination
Vermietungen (Inserate, Besichtigungen, Prüfung, Vertragsvorbereitung, Mieterspiegel)
Was du mitbringst
Mehrjährige Erfahrung im Office Management oder Backoffice, idealerweise in einem kleinen Unternehmen
Praxis in der Immobilienbewirtschaftung oder einer vergleichbaren Rolle (keine zwingende Spezialausbildung)
Sehr strukturierte Arbeitsweise, Verlässlichkeit und Diskretion
Belastbarkeit und Fähigkeit, in Spitzenzeiten priorisiert und sauber zu liefern
Sehr gutes Deutsch in Wort und Schrift, Englisch von Vorteil
Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Outlook, Word, Excel)
Das erwartet dich
Schlüsselrolle mit direkter Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
Kurze Wege, viel Eigenständigkeit und klare Verantwortung
Modernes Büro in Zürich und kollegiales Umfeld
Pensum und Lohn
Pensum: 80–100%. Lohnrahmen (Richtwert): bis . CHF 78’000 pro Jahr (100%-Äquivalent), abhängig von Erfahrung und Aufgabenmix.
Wir freuen uns auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen per E-Mail jid8fdb423a jit0624a jiy26a