Beschreibung

Leiter*in Administration (80–100 %)In dieser Funktion stellen Sie stabile administrative Abläufe sicher, schaffen Übersicht über dokumenten- und prozessrelevante Themen und tragen wesentlich dazu bei, dass die Geschäftsleitung operativ entlastet wird. Sie wirken an der Weiterentwicklung interner Strukturen mit und übernehmen eine zentrale Koordinations- und Vertrauensrolle an der Schnittstelle zwischen Administration, Recht und Finance.Hauptaufgaben● Aufbau, Pflege und Weiterentwicklung eines strukturierten Dokumenten- und Vertragsmanagements● Administrative Abwicklung von Krediten inklusive Fristen- und Terminüberwachung● Koordination und laufender Austausch mit Kreditnehmern, Banken, Treuhändern, Anwälten, Notaren sowie Behörden● Handling und Übersicht von Schuldbriefen und grundbuchrelevanten Unterlagen● Sicherstellung sauberer, nachvollziehbarer Prozesse und klarer Abläufe● Erstellung und Pflege von Übersichten und administrativem Reporting für die Geschäftsleitung● Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Prozesse und StrukturenProfil● Ausbildung zweitrangig – relevante Erfahrung ist entscheidend● Mehrjährige Berufserfahrung in einer administrativ geprägten Funktion, idealerweise bei:einer Behörde / einem Amteinem Notariat oder einer Anwaltskanzleieiner Bank (Backoffice / Kreditadministration)einer Immobilienverwaltung oder Treuhandgesellschaft● Sehr gutes Verständnis für Dokumenten- und Vertragsmanagement● Erfahrung im Umgang mit Grundbuch, Schuldbriefen und kreditbezogenen Unterlagen● Sicherer Umgang mit Zahlen, Übersichten und administrativem Reporting● Sehr gute Deutschkenntnisse (Schweizerdeutsch von Vorteil), Englisch und Französisch auf Grundniveau● Sicherer Umgang mit gängigen Tools (Excel, Google Sheets, CRM-Systeme; Offenheit für neue Tools)Arbeitsweise & Persönlichkeit● Sehr strukturierte, sorgfältige und zuverlässige Arbeitsweise● Hohe Eigenverantwortung im definierten Aufgabenbereich● Pragmatisch und lösungsorientiert, auch bei hohem Arbeitstempo● Kommunikationsstark im Umgang mit internen und externen Ansprechpartnern● Belastbar, diskret und vertrauenswürdigRahmenbedingungen● Unbefristete Festanstellung (80–100 %)● Hybrides Arbeitsmodell (Büro und Homeoffice)● Fixlohn mit leistungsabhängigem Bonus (individuelle Leistung)● Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung● Moderne Arbeitsmittel und klare Entwicklungsperspektive● Möglichkeit zum Ausbau der Funktion in Richtung Senior- bzw. Lead-Rolle mit späterer personeller Verantwortung jid9af607ea jit0209a jiy26a