Beschreibung

Das Institut für Höhere Studien in Internationalen Beziehungen und Entwicklung sucht eine/n:

Leiter/in des Events-Dienstes (M/W/D)

ABTEILUNG/ZENTRUM/PROGRAMM/DIENST: Events

VERTRAG: unbefristet

Beschäftigungsgrad: 100%

Bewerbungsfrist: 15.06.2026

Vertragsbeginn: idealerweise Juli 2026

Vorstellung des Instituts:

Das Geneva Graduate Institute, gegründet 1927, ist ein weltweit anerkanntes Zentrum für Exzellenz in der Erforschung internationaler Beziehungen und Entwicklung. Das Institut mit Sitz in Genf, Schweiz, bietet ein anregendes, multikulturelles und interdisziplinäres akademisches Umfeld. Es bietet Master- und Doktoratsprogramme an und betreibt Spitzenforschung zu den grossen globalen Herausforderungen.

Vorstellung des Dienstes:

Der Events-Dienst ist Teil der Kommunikationsabteilung und besteht aus einem Team von 10 Personen. Das ganze Jahr über organisiert er fast 700 Veranstaltungen an allen Standorten des IHEID: Maison de la paix, Studentenwohnheim, Villa Barton.

Ihre Rolle: Als Leiter/in des Events-Dienstes tragen Sie zur Entwicklung und Durchführung aller vom Institut organisierten oder beherbergten Veranstaltungen auf dem gesamten Campus de la Paix bei. Sie steigern die Attraktivität unserer Infrastruktur, identifizieren neue Geschäftsmöglichkeiten und bauen solide Beziehungen zu hochrangigen Ansprechpartnern auf. Als erfahrene/r Manager/in führen und fördern Sie das Event-Team und gewährleisten gleichzeitig ein hohes Mass an Exzellenz bei der Dienstleistungserbringung für interne und externe Kunden. Sie sichern die Gesamtleistung des Dienstes sowohl operativ als auch finanziell und sind verantwortlich für das Erreichen der Umsatzziele im Zusammenhang mit der Vermietung der Räumlichkeiten, insbesondere für das Konferenzzentrum und die Villa Barton.

Ihre Hauptverantwortlichkeiten

Führung & Eventstrategie

• Definition und Steuerung der Gesamtvision des Veranstaltungsportfolios in Übereinstimmung mit den strategischen Prioritäten des Instituts.
• Planung, Koordination und gleichzeitige Überwachung mehrerer komplexer Veranstaltungsprojekte mit hohen Qualitätsanforderungen.

Operative Veranstaltungsleitung

• Leitung der Organisation aller Veranstaltungen unter Einhaltung von Fristen, Budgets und Qualitätsstandards.
• Überwachung der operativen Umsetzung: Raum- und Flächengestaltung, technische Anforderungen, Catering-Planung, Einhaltung der Sicherheitsvorschriften.
• Verwaltung des Buchungsplans, Strukturierung und Optimierung von Verfahren, Checklisten und Nutzung der Veranstaltungsmanagement-Software Ungerboeck.
• Koordination mit allen beteiligten internen Abteilungen (Betrieb, IT, Logistik, Sicherheit, Gastronomie, Kommunikation).
• Definition, Strukturierung und kontinuierliche Verbesserung der Dienstleistungsprozesse, um eine umfassende und kohärente Begleitung jeder Veranstaltung sicherzustellen: von der ersten Anfrage bis zur Rechnungsstellung, Auswertung und Kundenbindung.
• Überwachung, Führung und Entwicklung des Event-Teams (Organisation, Priorisierung, Leistungsüberwachung, Kompetenzentwicklung).
• Erstellung von Berichten und Analysen (Statistiken, Einnahmen, Volumen) mittels Ungerboeck zur Steuerung des Dienstes.
• Information über Trends und Innovationen im Veranstaltungssektor.

Umsatzentwicklung & Marketing der Räumlichkeiten

• Definition und Umsetzung der kommerziellen Strategie für die Vermietung von Veranstaltungs- und Konferenzräumen.
• Aktive Neukundengewinnung und Aufbau eines nachhaltigen Kundenportfolios.
• Förderung, Präsentation und Verkauf von Veranstaltungsangeboten und zugehörigen Dienstleistungen.
• Organisation von Besichtigungen, Verhandlung der Vertragsbedingungen und Abschluss von Verkäufen.
• Mitwirkung bei der Festlegung der jährlichen Finanzziele und Sicherstellung deren Erreichung.
• Entwicklung und Aktualisierung von Marketing- und Kommunikationsmitteln für die Räumlichkeiten.

Kundenbeziehung & Service-Exzellenz

• Gewährleistung einer vorbildlichen, personalisierten und reaktiven Kundenbeziehung zu internen und externen Kunden.
• Sicherung der Kundenbindung und Begleitung neuer Kunden.
• Erstellung von Kostenvoranschlägen, Buchungsbestätigungen, Mietverträgen sowie Nachverfolgung von Rechnungen und Anzahlungen.
• Erkennung spezifischer Kundenbedürfnisse und Angebot passender Lösungen.
• Effektives Management von unvorhergesehenen Ereignissen und Lösung sensibler Situationen vor, während und nach Veranstaltungen.
• Überwachung und Analyse der Kundenzufriedenheit (Nachgespräche, Fragebögen, qualitative Rückmeldungen).

Für den Erfolg in dieser Rolle sollten Sie verfügen über:

• Führungskompetenz, Fähigkeit ein Team zu vereinen und zu leiten
• Ausgezeichnete Organisation und Management komplexer Projekte
• Starke Kundenorientierung und Servicebewusstsein
• Verkaufstalent und Verhandlungsgeschick
• Selbstständigkeit, Proaktivität und Eigeninitiative
• Gründlichkeit, Stressresistenz und Anpassungsfähigkeit

Anforderungen: Höhere Ausbildung (Bachelor oder gleichwertig) im Eventmanagement, Hospitality Management, Kommunikation, Marketing, Management oder verwandten Bereichen. Ausbildungen von anerkannten Schulen im Bereich Hospitality und Eventmanagement (z.B. École hôtelière de Lausanne – EHL oder gleichwertige Ausbildung) sind von Vorteil. Mindestens 7 Jahre Berufserfahrung im Eventbereich, Hotellerie, Konferenzzentrum oder in einem institutionellen, internationalen und/oder akademischen Umfeld, davon mindestens 5 Jahre Führungserfahrung und nachweisbare Erfolge in der Umsatzentwicklung. Kenntnisse in der Office-Software. Kenntnisse im akademischen Umfeld. Kenntnisse der internationalen Genfer Umgebung. Hervorragende Französisch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift. Beherrschung der branchenspezifischen Software Ungerboeck von Vorteil. Kenntnisse in Gastronomie/Banqueting/Catering etc. Verwaltung und Nachverfolgung von Angeboten, Verträgen und Rechnungen für Veranstaltungen. Flexibilität bei den Arbeitszeiten je nach Veranstaltung und Arbeitsbelastung.

Dies beinhaltet regelmässige Anwesenheit an Abenden während der akademischen Perioden und gelegentlich an Wochenenden bei Veranstaltungen.

Was wir Ihnen bieten können:

• Arbeit in einer grossen internationalen Gemeinschaft von Nutzern aus verschiedenen Bereichen.
• Interessante Position mit abwechslungsreichen Aufgaben.
• Gute Atmosphäre in einem menschlichen Team.
• Im Herzen des internationalen Genfs.

Unser Rekrutierungsprozess, falls Sie ausgewählt werden:

• Sie werden per E-Mail kontaktiert, um ein Assessment zu absolvieren.
• Ein Gespräch im Institut oder per Video (je nach Wohnort) mit der Personalabteilung, um Ihre Motivation und persönlichen Kompetenzen besser zu verstehen.
• Ein abschliessendes Gespräch mit der/ dem Vorgesetzten, die/der gerne Ihre fachbezogenen Fragen beantwortet.

Wie bewerben?

Bitte reichen Sie eine vollständige Bewerbung im PDF-Format mit folgenden Unterlagen ein:

1) Motivationsschreiben

2) Lebenslauf

3) Diplome

4) Arbeitszeugnisse

Wir sind ein Arbeitgeber, der Chancengleichheit respektiert und Vielfalt in unserem Unternehmen schätzt. Wir diskriminieren nicht aufgrund von Alter, Familienstand, Behinderung, Rasse, nationaler Herkunft, Hautfarbe, Geschlecht, sexueller Orientierung oder Religion.

Für weitere Informationen besuchen Sie bitte die Website des Instituts: graduateinstitute.ch 

Bitte beachten Sie, dass per Post eingereichte Bewerbungen nicht berücksichtigt werden.