Die European Respiratory Society (ERS) ist eine internationale Organisation, die Ärztinnen und Ärzte, Gesundheitsfachkräfte, Wissenschaftler und andere Expertinnen und Experten im Bereich der Atemwegserkrankungen vereint. Als eine der führenden medizinischen Organisationen in diesem Bereich verfügt die ERS über eine wachsende Mitgliedschaft in mehr als 140 Ländern.

Wir suchen derzeit eine/n Kongress- & Veranstaltungskoordinator/in, der/die unserem Kongress- & Veranstaltungsteam eine hochqualifizierte, proaktive organisatorische und administrative Unterstützung bietet. In der Berichtslinie an den Kongress- und Veranstationsbetriebsleiter arbeitet die ideale Kandidatin/der ideale Kandidat selbstständig, ergreift Initiative und hält durch operative Rückmeldungen und Updates eine klare, regelmässige Kommunikation mit dem/der Leiter/in aufrecht. Die Rolle erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem weiteren Team und eine praktische, lösungsorientierte Denkweise.

Hauptverantwortlichkeiten

Die folgenden Hauptverantwortlichkeiten geben einen Überblick über die Rolle, wobei bei Bedarf zusätzliche Aufgaben zugewiesen werden können.

Meetings & Kurse (ganzjährig)

• Koordination von Hotel- und Flugbuchungen für Dozierende
• Recherche und Empfehlung von Restaurants und lokalen Dienstleistungen; Zusammenstellung praktischer Informationen für Teilnehmende
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Eventaufträgen (Catering, Logistik vor Ort)
• Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Einladungen an Teilnehmende und Dozierende
• Verwaltung von Spesenabrechnungen
• Verfolgung und Nachverfolgung von veranstaltungsbezogenen Rechnungen und Zahlungen
• Verwaltung des Registrierungsprozesses und Beantwortung von Teilnehmeranfragen (E-Mail/Telefon)
• Bearbeitung von Zahlungen und Aktualisierung des Registrierungssystems
• Versand von Zahlungserinnerungen und Nachverfolgung bei Bedarf
• Vorbereitung von Teilnehmerdokumenten (z. B. Visumsbestätigungen, Vorlagen, praktische Informationen)
• Ausstellung manueller Rechnungen bei Bedarf

Veranstaltungsregistrierung (ausgenommen der Jahreskongress)

Jahreskongress-Operationen

• Überwachung und Aktualisierung der Inhalte der Kongress-Website
• Verteilung und Verwaltung der Rückgabe von Büroschlüsseln vor Ort
• Unterstützung bei der Durchsetzung von Reinigungs- und Hygienerichtlinien
• Mitwirkung bei der Vorbereitung des Mitarbeitendenleitfadens und operativer Unterstützung für gesellschaftliche Veranstaltungen und das Mitarbeitenden-Dinner
• Koordination von Büro- und Sitzungsraum-Möbelbestellungen und -aufbauten
• Beitrag zur Budgetplanung für zugewiesene Verantwortlichkeiten

Ihr Profil

• 1-2 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem internationalen Umfeld
• Erfahrung im Eventmanagement ist von Vorteil
• Starke Teamfähigkeit mit ausgezeichneten zwischenmenschlichen und kommunikativen Fähigkeiten
• Kundenorientiert, hohe Detailgenauigkeit und lösungsorientierte Denkweise
• Ausgezeichnete Kenntnisse in Englisch; weitere Sprachen sind von Vorteil
• Vertrautheit mit Kongress- oder Veranstaltungs-registrierungsprozessen
• Starke Fähigkeiten im Multitasking, Priorisieren, proaktives Handeln und Zeitmanagement
• Reisebereitschaft, auch an gelegentlichen Wochenenden und bis zu 10 Tagen während des Jahreskongresses
• Versiert im Umgang mit MS Office
• Gute Organisationsfähigkeiten
• Schweizer Staatsbürger/in oder Inhaber/in einer Schweizer Arbeitserlaubnis

Bewerbungsprozess

Wenn Sie an dieser Position interessiert sind und sich vorstellen können, zu unserer Mission beizutragen, senden Sie bitte Ihre vollständige Bewerbung (Anschreiben, Lebenslauf und Diplome) ein.

Bitte beachten Sie: Nur ausgewählte Kandidatinnen und Kandidaten werden kontaktiert. Wir akzeptieren keine Bewerbungen über Agenturen.