Description

Die European Society (ERS) vereint Ärztinnen und Ärzte, Fachkräfte im Gesundheitswesen, Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler sowie andere Expertinnen und Experten auf dem Gebiet der Medizin. Als eine der führenden medizinischen Organisationen in diesem Bereich verfügt die ERS über eine wachsende Mitgliedschaft in über 140 Ländern. Wir suchen derzeit eine Assistenz für Kongresse & Veranstaltungen, um unserem Kongress- & Veranstaltungsteam ein hohes Maß an proaktiver Unterstützung zu bieten. In Zusammenarbeit mit der Kongress- und Veranstaltungsleitung arbeitet die ideale Besetzung eigenständig, ergreift Initiative und pflegt einen klaren, regelmäßigen Austausch mit der Leitung durch Feedback und Berichterstattung. Die Rolle erfordert eine enge Zusammenarbeit mit dem weiteren Team sowie eine praxisorientierte, lösungsorientierte Denkweise.Assistenz für Kongresse & Veranstaltungen 100%HauptverantwortlichkeitenDie folgenden Hauptverantwortlichkeiten bieten einen Überblick über die Rolle, wobei bei Bedarf zusätzliche Aufgaben zugewiesen werden können.Meetings & Kurse- Hotel- und Flugbuchungen für Fakultätsmitglieder vornehmen- Restaurants und lokale Dienstleistungen recherchieren und empfehlen; praktische Informationen für die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zusammenstellen- Unterstützung bei der Erstellung von Veranstaltungsaufträgen (On-Site-Logistik)- Vorbereitung, Versand und Nachverfolgung von Reisekostenerstattungen für Teilnehmerinnen, Teilnehmer und Fakultätsmitglieder- Rechnungen und Zahlungen nachverfolgen und bearbeiten- Verwaltung des Registrierungsprozesses und Beantwortung von Teilnehmeranfragen (E-Mail/Telefon)- Zahlungen verarbeiten und das System aktualisieren- Zahlungserinnerungen versenden und bei Bedarf nachfassen- Teilnehmerunterlagen vorbereiten (z. B. Visaschreiben, praktische Informationen)- Manuelle Rechnungen bei Bedarf ausstellenVeranstaltungen (ausgenommen der Jahreskongress)- Unterstützung bei der Aktualisierung von Inhalten für die Kongresswebsite- Verteilung und Verwaltung der Rückgabe von Büroschlüsseln vor Ort- Unterstützung bei der Durchsetzung von Reinigungs- und Hygieneprotokollen- Unterstützung bei der Vorbereitung des Mitarbeiterleitfadens sowie Unterstützung bei sozialen Veranstaltungen und der Einrichtung von Mitarbeiterbüros und Sitzungsräumen- Beitrag zur Budgetplanung für zugewiesene VerantwortlichkeitenIhr Profil- 1-2 Jahre Berufserfahrung, idealerweise in einem internationalen Umfeld- Hintergrund im Veranstaltungsmanagement ist von Vorteil- Starke Teamfähigkeit sowie ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten- Kundenorientierung, hohe Detailgenauigkeit und eine lösungsorientierte Denkweise- Ausgezeichnete Englischkenntnisse; weitere Sprachen sind von Vorteil- Vertrautheit mit Kongress- oder Veranstaltungsprozessen- Ausgeprägtes Multitasking, Proaktivität und Zeitmanagement- Reisebereitschaft, einschließlich gelegentlicher Wochenenden und bis zu 10 Tagen während des Jahreskongresses- Sicherer Umgang mit MS Office- Gültige Schweizer ArbeitserlaubnisProzessWenn Sie an dieser Position interessiert sind und sich vorstellen können, zu unserer Mission beizutragen, reichen Sie bitte Ihre vollständigen Unterlagen ein (Anschreiben, Lebenslauf und Diplome).Bitte beachten Sie: Nur in die engere Wahl gezogene Bewerberinnen und Bewerber werden kontaktiert. Wir akzeptieren keine Bewerbungen über Agenturen. jid4402d99ade jit0626ade jpiy26ade