Beschreibung
https://offres-emploi.vd.ch/#fr/sites/CX_1/jobs/preview/3716
Description de l'emploi
Au cœur du fonctionnement du département, vous jouez un rôle clé dans la préparation, le suivi et la coordination des dossiers soumis au Conseil d’État (CE). Vous veillez à la conformité des documents transmis et accompagnez les entités du département dans les procédures administratives liées à leurs objets.
Vous assurez également la coordination des affaires du département destinées au Grand Conseil (GC). En fonction des ordres du jour, vous relayez les consignes aux directions et services concernés, garantissant ainsi une communication fluide et un suivi rigoureux.
Enfin, vous assurez la suppléance de l’Assistante de la Cheffe de département ainsi que du Responsable de l’Unité administrative en cas d’absence, contribuant à la continuité du fonctionnement du secrétariat général.
Responsabilités
Préparer et coordonner les dossiers présentés par la Cheffe de département au CE, en collaboration avec les différentes entités du département.
Organiser et suivre les objets du département inscrits à l’ordre du jour du GC, en transmettant les informations nécessaires aux directions et services concernés.
Constituer les dossiers de la Cheffe de département lors de ses interventions au GC.
Organiser les séances hebdomadaires d’état-major du département.
Assurer le contrôle qualité de tout type de documents.
Participer à l’ensemble des missions de l’équipe administrative, notamment la permanence téléphonique.
Assurer la suppléance du secrétariat de direction et de la gestion administrative en cas d’absence des titulaires.
Pour de plus amples informations, veuillez consulter le cahier des charges en cliquant ici ou contacter Monsieur Arnold Berney, Responsable de l'unité administrative, au 021 338 43 95.
Qualifications
CFC d’employé·e de commerce ou formation jugée équivalente.
Brevet fédéral d’assistant·e de direction : un atout apprécié.
Minimum 5 ans d’expérience dans une fonction administrative exigeante, idéalement dans un environnement institutionnel.
Excellente organisation, sens des priorités et rigueur administrative.
Esprit proactif, autonome et orienté solutions.
Aisance rédactionnelle et excellente expression orale.
Maîtrise confirmée des outils bureautiques usuels.