Beschreibung

Wir suchen eine engagierte und strukturiert arbeitende Persönlichkeit zur Unterstützung der Geschäftsleitung sowie der Projektteams.

Ihre Aufgaben

Geschäftsleitungsassistenz

•Unterstützung der Geschäftsleitung im operativen Tagesgeschäft

•Priorisierung und Vorfilterung von E-Mails

•Aufbereitung von Entscheidungsgrundlagen (Kennzahlen, Varianten)

•Nachverfolgung von Pendenzen und Aufgaben

•Erstellung und Aufbereitung von KPI-Reports (monatlich/quartalsweise)

•Organisation, Koordination und Protokollierung von Sitzungen

•Unterstützung bei Strategie- und Jahresplanung

Allgemeine Administration

•Verantwortung für Dokumentenmanagement und Ablagestrukturen

•Digitalisierung und Optimierung von Prozessen und Workflows

•Schnittstelle zur IT (Tools, Zugriffe, Support)

•Pflege von Kunden-, Lieferanten- und Partnerdaten

•Telefonzentrale und erste Anlaufstelle für interne und externe Anliegen

•Organisation von Postverkehr, Drucksachen und allgemeinen administrativen Aufgaben

•Unterstützung im HR-Bereich (Absenzenmanagement, Onboarding, Verträge, Schulungen)

•Erstellung und Pflege von Vorlagen, Checklisten und internen Dokumenten

Projektadministration

•Administrative Unterstützung der Projektleitung und Bauleitung

•Erstellung und Abwicklung von Werkverträgen inkl. Offertanfragen und -vergleichen

•Termin- und Fristenkontrolle sowie Kostenüberwachung

•Führung von Rechnungsjournalen und Projektabrechnungen

•Koordination mit Behörden, Bauherren und externen Partnern

•Dokumentation von Projekten (inkl. Schlussdokumentationen)

•Organisation und Unterstützung bei Baueingaben und Projektunterlagen

•Pflege von Projektlisten und Reporting-Tools

Ihr Profil

•Kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation

•Erfahrung in Administration, Assistenz oder Projektorganisation

•Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise

•Hohe Organisationsfähigkeit und vernetztes Denken

•Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office

•Kommunikationsstärke und Dienstleistungsorientierung

Wir bieten

•Vielseitige und verantwortungsvolle Tätigkeit

•Einblick in Geschäftsleitung und spannende Projekte im Holzbau

•Kollegiales Arbeitsumfeld in einem bodenständigen Unternehmen

•Möglichkeit, Prozesse aktiv mitzugestalten

•Tolle Teamevents wie Skitag und Wandertag