Description

Posizione che combina un ruolo di Executive Assistant per il CIO e di Office Manager 70%Posizione che combina un ruolo di Executive Assistant per il CIO e di Office Manager, garantendo un supporto esecutivo (agenda, comitati, trasferte) nonché la gestione delle attività quotidiane dell ufficio. La posizione richiede proattività e capacità di gestire diverse priorità in un ambiente esigente.Executive Assistant CIO & Office Manager 70%Società svizzera indipendente attiva nel settore finanziario, stabilita nella regione di Losanna.MissioniExecutive Assistant per il CIO:- Gestione proattiva e completa dell agenda del CIO, con organizzazione di riunioni e istanze di governance (Investment Committee, Boards): preparazione delle agende, gestione dei verbali, organizzazione delle riunioni e produzione/messa in forma di presentazioni e documenti destinati a stakeholder di alto livello.- Gestione delle comunicazioni: smistamento delle email, redazione di corrispondenza e follow-up delle richieste.- Organizzazione delle trasferte del CIO end-to-end (voli, hotel, visti, itinerari, note spese).- Coordinamento con gli interlocutori interni (Heads of Departments) e monitoraggio delle scadenze, dei progetti e dei deliverable di eventi chiave (Investment Days).Office Management & Support:- Supervisione delle attività quotidiane dell ufficio (accoglienza, gestione delle forniture).- Coordinamento dei servizi generali (pulizie, facility management, fornitori).- Gestione degli accessi, badge e posti auto.- Supporto globale (gestione dei calendari, riunioni interne, trattamento della posta).- Gestione delle forniture e supporto ai processi di onboarding (accesso sistemi).ProfiloIn qualità di Executive Assistant & Office Manager, possiede il seguente profilo:Esperienza:- Minimo 5 anni in una posizione simile (Executive Assistant / Personal Assistant).- Esperienza in servizi finanziari, banca o ambiente regolamentato.- Esposizione al supporto di un senior executive (idealmente CIO o equivalente).- Esperienza in governance o supporto di board/comitati.Competenze:- Eccellente padronanza di Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).- Ottimo livello di inglese e francese richiesto.- Capacità avanzate nella produzione di presentazioni, organizzazione eccezionale e gestione delle priorità.- Eccellenti competenze relazionali, discrezione e senso della riservatezza.- Proattività e capacità di lavorare sotto pressione con affidabilità.- Spirito di squadra con autonomia.Condizioni e VantaggiIl nostro cliente offre:- Una posizione permanente in un azienda ben stabilita.- 5 settimane di vacanza per un buon equilibrio lavoro-vita privata.- Un ambiente professionale e la possibilità di contribuire attivamente al buon funzionamento e all efficienza delle attività quotidiane. jid4098527ait jit0625ait jpiy26ait