Präsentation

Wir suchen für eine Privatfamilie eine erfahrene und vertrauenswürdige persönliche Assistentin.

Sie begleiten den Eigentümer und seine Familie bei der umfassenden Verwaltung ihres täglichen und beruflichen Lebens.

Diese Position erfordert perfekte Autonomie, tadellose Organisation und die Fähigkeit, die Aktivitäten des Family Office und des Hauspersonals aus der Ferne zu koordinieren. Ebenso ist eine nachgewiesene Stabilität in Ihren vorherigen Anstellungen erforderlich.

Ihre Hauptverantwortlichkeiten:

Beziehungsmanagement und Schnittstelle

• Direkte Verbindung zwischen dem Eigentümer, seiner Familie, dem Hauspersonal, Dienstleistern und externen Partnern sicherstellen.
• Enge Zusammenarbeit mit dem Family Office und dem Domänenmanager, um einen reibungslosen Ablauf der Operationen zu gewährleisten.

Organisation und hochrangige Sekretariatsaufgaben (fernsteuerbar)

• Terminmanagement: Planung von Terminen, Besprechungen, Prioritäten und Veranstaltungen des Eigentümers.
• Mehrsprachiges Sekretariat: Verfassen von Korrespondenz, E-Mails, Berichten und Briefen in Französisch, Englisch und Russisch.
• Vorbereitung von Unterlagen: Erstellung von Zusammenfassungen und Zusammenstellung der Dokumentation für Besprechungen.
• Vertraulichkeit: Umgang mit allen sensiblen Informationen mit absoluter Diskretion.

Logistik und private Verwaltung

• Reisen und Transporte: Koordination nationaler und internationaler Reisen (Flüge, Visa, Unterkünfte, Transfers).
• Gästemanagement: Organisation von Besuchen und Aufenthalten der Gäste (Logistik, Transfers, detaillierte Routen).
• Familienleben: Überwachung des privaten Kalenders (Arzttermine, sportliche Aktivitäten, Schulbildung, Ferien).

Gesuchtes Profil:

• Erfahrung: Nachgewiesene und erfolgreiche Erfahrung in einer ähnlichen Position in der Schweiz (Family Office, Geschäftsleitung oder anspruchsvolle Privatfamilie).
• Sprachen: Fließende und professionelle Beherrschung von Französisch, Englisch und Russisch (mündlich und schriftlich erforderlich).
• Schlüsselkompetenzen: Perfekte Beherrschung von kollaborativen Fernarbeitstools (Zoom, Teams, gemeinsame Kalender, gesicherte Cloud).
• Eigenschaften: Hohe Autonomie bei Telearbeit, Flexibilität, Stressresistenz und absolute Diskretion.
• Mobilität: Gültiger Führerschein und Flexibilität für regelmäßige Reisen (Schweiz/Frankreich).
• Flexibilität: Telefonannahme an Wochenenden bei Bedarf der Familie, typischerweise bei Reisen, Flugbuchungen, Hotelreservierungen und kurzfristigen Änderungen.

Ort: Kanton Waadt, Schweiz (mit Reisen in der Schweiz und Frankreich)
Vertragsart: Unbefristet
Beschäftigungsgrad: 100 %
Telearbeit: Hybrides Modell (Tage nach Vereinbarung)
Reisetätigkeit: Ca. 20 % der Arbeitszeit