In dieser Funktion stehen Sie in Kontakt mit wichtigen Entscheidungsträgern sowie Expertinnen und Experten aus verschiedenen Bereichen und übernehmen zahlreiche Aufgaben innerhalb von HIJP: Sie koordinieren Sitzungen und Veranstaltungen, unterstützen die Organe von HIJP (Versammlung, Komitee, Leitung) sowie Projektorgane und das Team organisatorisch und administrativ. Sie sorgen zudem für einen reibungslosen Ablauf aller logistischen Aspekte. Parallel dazu wirken Sie bei der Vertrags- und Personalverwaltung mit. Sie erkennen proaktiv Handlungs- oder Koordinationsbedarf und setzen die entsprechenden Massnahmen eigenständig oder in Absprache um. Es handelt sich um eine abwechslungsreiche Funktion mit Verantwortung, in der Sie einen wesentlichen Beitrag zum professionellen Auftritt und zum reibungslosen Betrieb von HIJP leisten.

Ihre Mission

• Sie unterstützen die Leitungsorgane (insbesondere die Leitung und das Komitee) sowie das Team administrativ und organisatorisch.
• Sie sind verantwortlich für die Organisation des Büros und sorgen für einen reibungslosen Arbeitsalltag.
• Sie übernehmen die Logistik für interne und externe Sitzungen und Veranstaltungen. Sie koordinieren Termine, bereiten Unterlagen vor und gewährleisten einen reibungslosen und pünktlichen Informationsfluss. Bei Bedarf erstellen Sie auch präzise Sitzungsprotokolle.
• Sie sind zuständig für die Verwaltung von Kontakten und Verträgen und sorgen dafür, dass Daten und Dokumente laufend aktualisiert werden.
• Sie unterstützen die Personalabteilung, insbesondere bei Ein- und Austritten sowie weiteren administrativen Personalprozessen.
• Sie wirken bei internen Diensten, Prozessmanagement sowie bei der Pflege und Weiterentwicklung der organisatorischen Grundlagen mit.

Ihr Profil

• Sie verfügen über eine kaufmännische Ausbildung (EFZ), idealerweise ergänzt durch eine Weiterbildung als Management-Assistent/in oder im Bereich Personalwesen/Projektmanagement.
• Sie bringen mehrjährige Erfahrung in Assistenzfunktionen mit, sei es in der öffentlichen Verwaltung, im Justizbereich oder in einem mittelständischen Unternehmen.
• Als proaktive, flexible und initiative Persönlichkeit erkennen Sie Zusammenhänge, übernehmen Verantwortung und überzeugen durch eine strukturierte, selbständige Arbeitsweise sowie durch Humor und Gelassenheit.
• Neugier, Wissensdurst und Teamgeist zeichnen Sie aus. Sie begegnen Neuerungen mit Begeisterung und arbeiten problemlos mit verschiedenen Anspruchsgruppen zusammen.
• Sie verfügen über sehr gute Sprachkenntnisse (schriftlich und mündlich, C1/C2) in Französisch oder Deutsch sowie gute Kenntnisse der jeweils anderen Sprache. Italienischkenntnisse sind von Vorteil.

Unser Angebot

• Selbständiges und verantwortungsvolles Arbeiten mit sinnstiftenden und abwechslungsreichen Aufgaben an der Schnittstelle von Informatik, Justiz und Politik.
• Flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit zum Homeoffice.
• Ein Arbeitsplatz in der Nähe des Stadtzentrums, fussläufig vom Bahnhof Bern erreichbar.
• Moderne Anstellungsbedingungen und attraktive Sozialleistungen gemäss den Bestimmungen des Kantons Bern.
• Wir fördern aktiv Weiterbildungen, da es uns wichtig ist, unser Wissen stets aktuell zu halten.

Interessiert an dieser Stelle? Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung.

Eliane Koch, Leiterin Stab und zentrale Dienste, beantwortet gerne Ihre Fragen.

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