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Rezeptionist H/F

Description

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Rezeptionist H/F



Beschreibung des Unternehmens

Für ein multinationales Unternehmen mit Sitz in Genf bieten wir eine Stelle als:

Rezeptionist


Für einen 8-monatigen Vertrag mit einer 100% Arbeitsbelastung.

Stellenbeschreibung

EMPFANG

Verwaltung des Empfangs- und Telefonservices

  • Proaktive Antizipation der Bedürfnisse der Besucher (z. B. Hilfe mit Gepäck, Mänteln, Wegweisung), um einen professionellen, einladenden und effizienten ersten Kontaktpunkt zu gewährleisten.

Koordination des Besuchermanagements, der Ankündigung und Unterstützung
  • Ausgabe von Zugangsausweisen für Besucher und Mitarbeiter zur Unterstützung eines reibungslosen, gut organisierten Empfangsbetriebs.

Verwaltung und Koordination der Empfangsumgebung
  • Überwachung der Postfachaktivitäten, Lieferaufzeichnungen, Büromaterialien, um eine ordentliche und einladende Empfangsumgebung zu erhalten.

Koordination und Unterstützung empfangsbezogener Dienstleistungen
  • Koordination von Taxibuchungen, Unterstützung für Besucher, Mitarbeiter und externe Partner, um einen reibungslosen Tagesablauf zu gewährleisten.

Unterstützung der Sicherheit vor Ort und Zugangskontrolle
  • Überwachung des Standortzugangs, Anwendung von Sicherheitsverfahren, Meldung von Vorfällen oder verdächtigen Anrufen zur Gewährleistung der Personensicherheit und eines regelkonformen Arbeitsplatzes.


HELP DESK

Verwaltung und Koordination von Mitarbeiteranfragen
  • Verwaltung von Mitarbeiteranfragen über dedizierte Systeme, um eine zeitnahe und genaue Servicebereitstellung sicherzustellen, einschließlich Verwaltung von Ausweisprofilen, Zuweisung von Schließfächern, Unterstützung bei Zugangsfragen.

Verwaltung und Überwachung von operativen Verteilungen und Beständen
  • Durchführung von operativen Verteilungen, Überwachung des Lagerbestands für Standortnutzer zur Sicherstellung der Verfügbarkeit und genauen Nachverfolgung (z. B. Zigaretten, Handtücher).

Überwachung und Zusammenstellung monatlicher Aktivitätsdaten und KPIs
  • Zusammenstellung und Analyse monatlicher Aktivitätsdaten und KPIs, einschließlich Fallbearbeitung, Verteilungen und Serviceleistung, zur Unterstützung von Berichten und kontinuierlicher Serviceverbesserung.


ADMINISTRATIVE UNTERSTÜTZUNG

Verwaltung und Koordination von Arbeitsplatz- und Mitarbeiterzugangsdiensten
  • Verwaltung von Arbeitsplatzzugang und Mitarbeiterregistrierungsdiensten über dedizierte Prozesse, um einen reibungslosen, kontrollierten Zugang zu Einrichtungen zu gewährleisten, einschließlich Parkraummanagement, Ausweisen, Schließfächern, Fahrrad-MatchMyBike-Programmen.

Koordination und Bearbeitung administrativer Tätigkeiten und Aufzeichnungen
  • Koordination und Bearbeitung administrativer Tätigkeiten und Aufzeichnungen, einschließlich eingehender Rechnungen, Aktualisierungen von Mitarbeiterdaten (z. B. Foto-Uploads) in dedizierten Systemen zur Sicherstellung von Genauigkeit und Compliance.

Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation und Onboarding-Aktivitäten
  • Unterstützung der Mitarbeiterkommunikation durch Vorbereitung und Verteilung interner Mitteilungen, Aktualisierung von Arbeitsplatzgrundrissen in Arbeitsplatzverwaltungstools.

Koordination und Überwachung von Mitarbeiterinitiativen vor Ort
  • Planung von Mitarbeiterinitiativen vor Ort, einschließlich Besuche der Fabrik in Dagmersellen, Reifenwechselkampagnen für Mitarbeiter, um eine reibungslose Durchführung und eine positive Mitarbeitererfahrung zu gewährleisten.

BETRIEBLICHE UNTERSTÜTZUNGSDIENSTE

Verwaltung und Unterstützung von Ad-hoc-Betriebsaufgaben und Projekten
  • Durchführung und Koordination von Ad-hoc-Betriebsaufgaben und kurzfristigen Projekten nach Anweisung des Managers, Anpassung der Prioritäten nach Bedarf zur Aufrechterhaltung der betrieblichen Flexibilität.
Unterstützung der Empfangskontinuität sowie Sicherheits- und Evakuierungsunterstützung
  • Unterstützung der Empfangskontinuität durch Vertretung des ExCom-Empfangs zur Sicherstellung eines ununterbrochenen Empfangsbetriebs.
  • Teilnahme an Erste-Hilfe- und Evakuierungsteams für Standortbewohner zur Gewährleistung einer effektiven Notfallreaktion.
  • Befolgung von Sicherheits- und Evakuierungsverfahren für Mitarbeiter und Besucher zur Sicherstellung von Compliance und Bereitschaft.
  • Abschluss obligatorischer Sicherheits-, Erste-Hilfe- und Evakuierungsschulungen zur Aufrechterhaltung der Einsatzbereitschaft und betrieblichen Compliance.

Koordination und Überwachung empfangsbasierter Mitarbeiterinitiativen
  • Koordination empfangsbasierter Mitarbeiterinitiativen, einschließlich der Champagne Service Award, zur Sicherstellung einer genauen Verteilung und einer positiven Mitarbeitererfahrung.

Gesuchtes Profil

  • Höhere Ausbildung oder Hochschulabschluss. Abschluss im Gastgewerbe von Vorteil.
  • Nachgewiesene Berufserfahrung in 5-Sterne-Luxushotels als Rezeptionist, Front Office Representative oder in einer ähnlichen Position.
  • Erfahrung mit administrativen Aufgaben von Vorteil.
  • Fließend in Englisch in Wort und Schrift (mindestens C1-Niveau) und Französisch. Weitere Sprachen von Vorteil.


Computerkenntnisse: Versierter Anwender der Microsoft Office-Programme (Word, Excel, PowerPoint,
Outlook) und Internetanwendungen. Praktische Erfahrung mit Standardbüroausstattung
(z. B. Drucker, Scanner).

Kommunikationsfähigkeiten (mündlich und Zuhören): Demonstriert effektive mündliche und aktive
Zuhörfähigkeiten. Hört aufmerksam zu, sucht bei Bedarf Klärung und reagiert einfühlsam. Kommuniziert Botschaften klar, höflich und angemessen in positiven und
herausfordernden Situationen, zeigt Respekt und eine kooperative Einstellung mit Fokus auf das Gemeinwohl.

Gastfreundschaftskompetenzen: Verkörpert die Werte von JTI durch professionelles Verhalten und Erscheinungsbild.
Schafft eine einladende Atmosphäre, indem er jeden mit einem Lächeln und einer positiven Einstellung begrüsst,
echte Hilfsbereitschaft zeigt. Zeigt Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, um
sich ändernden Bedürfnissen und Erwartungen gerecht zu werden.

Zwischenmenschliche Fähigkeiten: Starker Teamplayer, der andere mit Respekt und Rücksicht behandelt,
unabhängig von Rolle oder Status. Arbeitet gerne im Dienst anderer und zeigt eine starke
Arbeitsmoral und Verantwortungsbewusstsein.
Schafft eine sichere, respektvolle und inklusive Umgebung, die offenen Dialog fördert.
Stellt sicher, dass andere sich gehört, respektiert und wohl fühlen, sich auszudrücken, sei es
während täglicher Interaktionen, Serviceanfragen oder sensibler Situationen. Baut Vertrauen durch
aufmerksames Zuhören, Empathie und vorurteilsfreie Kommunikation auf.

Problemlösungsfähigkeiten: Einfallsreich und proaktiv bei auftretenden Problemen. Identifiziert
Herausforderungen, entwickelt alternative Lösungen, zeigt Beharrlichkeit und überwindet
Hindernisse effektiv.

Multitasking-Fähigkeiten: Fähig, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu bewältigen und dabei den Fokus
auf individuelle Bedürfnisse zu behalten. Demonstriert starke Organisationsfähigkeiten, bleibt unter
Druck ruhig, übersieht keine Prioritäten und bewältigt die Arbeitsbelastung ohne
Überforderung oder Frustration.

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