Der Leiter der Fakultätsangelegenheiten der School of Engineering (STI) an der EPFL führt ein kleines Team, das sich mit Prozessen im Bereich akademischer Angelegenheiten innerhalb der Schule befasst (wie akademische Rekrutierung, akademische Beförderungen, Sabbaticals und Forschungsurlaube usw.) und bietet der Dekanin der Schule sowie dem Vorsitzenden des Academic Evaluation Committee (CEA-STI) administrative Unterstützung.

Für diese Aufgabe sucht der Leiter der Fakultätsangelegenheiten einen Verwaltungsspezialisten.

Unterstützung des Leiters der Fakultätsangelegenheiten bei:
• Professoren-Rekrutierungsaktivitäten:
- Überwachung der Rekrutierungsprozesse auf der dafür vorgesehenen Plattform
- Bearbeitung der Bewerbungsunterlagen, Kommunikation mit Kandidaten
- Planung und Organisation der Rekrutierungsverfahren
- Vorbereitung der Rekrutierungsdossiers

• Professoren-Beförderungsaktivitäten und Unterstützung des Vorsitzenden des CEA-STI:
- Aktualisierung und Anwendung der Verfahren
- Kommunikation und Koordination zwischen den Ausschussmitgliedern, Instituten, der Dekanin, der Verwaltung und den Kandidaten
- Verwaltung interner und externer Referenzschreiben
- Vorbereitung der Beförderungsdossiers

• Allgemeine Fakultätsangelegenheiten und Datenmanagement:
- Überwachung der Onboarding- und Offboarding-Prozesse innerhalb der Schule
- Koordination der Überprüfungen von Tenure-Track-Assistenzprofessoren und Umsetzung der Verfahren
- Pflege aktueller Fakultätsdaten und Aktualisierung von Nachverfolgungsdateien
- Elektronische Ablage von Unterlagen zu den Professoren der Schule

Ausbildung:

• Kaufmännisches Diplom (EFZ) oder gleichwertige Ausbildung
• Sehr gute Kenntnisse in Französisch und Englisch (mindestens C1)

Kenntnisse:

• Kenntnisse in Word, Excel, PowerPoint
• Kenntnisse der administrativen Prozesse der EPFL sind von Vorteil

Fähigkeiten:

• Persönliche Organisation, Prioritätenmanagement, hohe Termintreue, ausgezeichnete Team- und Sozialkompetenzen
• Detailgenauigkeit und Vertraulichkeit
• Fähigkeit, in einem multikulturellen Umfeld zu arbeiten und mit allen Ebenen der Schule, Fakultät und Mitarbeitenden zu interagieren
• Dienstleistungsorientiert, selbstmotiviert, gutes Initiativvermögen, reaktionsschnell und eigenständig

• Ein anregendes, dynamisches, interdisziplinäres und internationales Arbeitsumfeld
• Eine international renommierte akademische Institution, die in Forschung, Lehre und Innovation schnell wächst
• Ausgezeichnete Arbeitsbedingungen

• Vertragsbeginn: sofort oder nach Vereinbarung
• Beschäftigungsgrad: 40%-50%
• Vertragsart: unbefristet
• Referenz: 2285