Beschreibung

Assistenz 60%-80%Die EPFL, die Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne, ist einer der dynamischsten Universitätscampusse Europas und gehört in zahlreichen akademischen Rankings zu den Top 20 weltweit. Die EPFL zählt mehr als Mitarbeitende, die die drei Hauptmissionen der Hochschule leben: Forschung und Lehre. Der Campus der EPFL bietet ein außergewöhnliches Arbeitsumfeld im Herzen einer Gemeinschaft von mehr als Personen, darunter fast Studierende und Forschende aus über 120 Nationen.Assistenz 60%-80%MissionDie Eidgenössische Technische Hochschule Lausanne (EPFL) sucht eine dynamische und zuverlässige Assistenz zur Unterstützung einer Professur und deren Team. Die Person stellt den reibungslosen Ablauf der Prozesse sicher und fungiert als zentrale Schnittstelle zu den Diensten der EPFL (HR, Finanzen, etc.).Aufgaben und Verantwortlichkeiten- Verwaltung der HR-Prozesse: Einstellungen, Verwaltung von Visumsentscheidungen, Empfang von neuen Mitarbeitenden und Verbindung zu den HR-Diensten.- Finanzielle Verwaltung des Lehrstuhls: Budgetverfolgung, Rechnungsprüfung, Verwaltung von Kostenstellen und Finanzberichterstattung.- Bearbeitung von Spesenabrechnungen, Kreditkartenabrechnungen und Reisekosten gemäß den Richtlinien der EPFL.- Einkauf und Bearbeitung von Bestellungen (Material, Ausrüstung, Dienstleistungen), einschließlich Logistik.- Verwaltung und Archivierung von Dokumenten (elektronisch und physisch).- Organisation von Sitzungen, Seminaren, Besuchen und Reisen (Logistik, Unterkunft, Visa).- Korrespondenz und Terminkalenderverwaltung auf Französisch, Englisch und Deutsch; Verfassen von Geschäftskorrespondenz.Profil- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (kaufmännisches Fähigkeitszeugnis oder gleichwertig); der eidgenössische Fachausweis als Direktionsassistenz ist ein Plus.- Mehrjährige Berufserfahrung als Assistenz, idealerweise im universitären oder Forschungsumfeld; Erfahrung an der EPFL ist wünschenswert.- Ausgezeichneter Sinn für Organisation, Detailgenauigkeit und Diskretion.- Sehr gute Kenntnisse in Französisch, Deutsch und Englisch (Wort und Schrift).- Perfekte Beherrschung von MS Office (insbesondere Word, Excel), ERP-Systemen und EPFL-Tools.- Fähigkeit zur Interaktion in multikulturellen Teams auf allen Ebenen.Wir bieten- Arbeitsbedingungen in einem dynamischen und innovativen Umfeld innerhalb einer renommierten Hochschule.- Flexible Arbeitszeiten, Möglichkeiten zur Weiterbildung und Programme zur Förderung der Vereinbarkeit von Berufs- und Privatleben.- Große Autonomie und Verantwortung innerhalb eines Teams.Bewerbungsunterlagen (Lebenslauf, Motivationsschreiben, Diplome) müssen ausschließlich über das Karriereportal der EPFL eingereicht werden. Nur vollständige Dossiers werden berücksichtigt.Eintrittsdatum: per sofort oder nach VereinbarungBeschäftigungsgrad min: 60,00Beschäftigungsgrad max: 80,00Vertragsart: Befristeter VertragDauer: Bis zum 31. August jid94a81dfade jit0624ade jpiy26ade