Description

Entreprise :

Avec plus de 12'000 collaborateurs et collaboratrices représentant 160 métiers, les Hôpitaux Universitaires de Genève sont un établissement de référence au niveau national et international. Pour en savoir plus sur notre institution, prenez quelques minutes pour consulter notre rétrospective 2023 en cliquant ici.

Dans le cadre d'une démarche d'amélioration continue institutionnelle, le projet OptiMat lancé en 2023, a pour objectif l'Optimisation des processus d'acquisition, de gestion et de traçabilité du matériel médical de l'activité opératoire. Ce projet a pour but de répondre aux quatre problématiques actuelles, autour de la traçabilité des implants et des dispositifs médicaux, des coûts du matériel / instrumentation chirurgicale, des flux financiers et logistiques afférents et de l'efficience des ressources.

Le projet est transverse et impacte plusieurs départements de l'institution tels que la chirurgie, le bloc opératoire, la Centrale d'achat et d'ingénierie biomédicale (CAIB), la Direction des opérations, la Direction des systèmes d'information et la stérilisation.

Ce projet complexe est décliné en 11 modules distincts, chacun ayant son ou sa propre responsable métier. Ces modules englobent notamment l'implémentation de preference cards, le référencement comptable du matériel ou la gestion des consignations.

Dans ce cadre, vous complétez la direction du projet selon le modèle Hermès avec les deux co-chefs et cheffes de programme. Vous êtes en charge de piloter et de coordonner l'ensemble des travaux fournis dans chacun des modules.

Description du poste :

Rattaché-e hiérarchiquement à la responsable administratif et financier du Département de chirurgie, vous assurez le pilotage et la coordination du projet OptiMat, mandaté par la Direction des soins.

En tant que véritable chef ou cheffe d'orchestre opérationnelle, vous accordez une importance primordiale à la gestion des nombreuses parties prenantes. Vous apportez un fort soutien méthodologique aux responsables de modules, et assurez une communication fluide avec chaque acteur et actrice du projet, démontrant votre capacité à synthétiser et à vulgariser les aspects techniques. De plus, vous travaillez en étroite collaboration avec le Comité de pilotage (COPIL), le tenant régulièrement informé de l'avancement du projet lors de réunions mensuelles.

Votre capacité à identifier les besoins d'amélioration continue et à collaborer avec l'ensemble des parties prenantes est essentielle pour mettre en œuvre les solutions retenues. Vous animez des ateliers et des réunions visant à optimiser les processus et à implémenter les pistes d'améliorations retenues, tout en encadrant les échanges pour garantir l'atteinte des objectifs fixés dans les délais impartis. Vous intervenez sur le terrain pour clarifier et prioriser les activités en cours.

Grâce à votre expertise méthodologique en gestion de projet, vous apportez une structure et une organisation solide, assurant le déploiement des plans établis. Vous supervisez la conduite du projet notamment en présentant les livrables aux comités de pilotage mensuels avec les co-chefs et cheffes de programme, en suivant les échéances et les livrables, ainsi qu'en gérant les ressources et le budget.

Finalement, vous développez en continu des approches consultatives et garantissez la participation active des équipes dans le déploiement du projet. La conduite du changement est un axe clé afin de garantir l'appropriation et l'adhésion aux nouveaux processus. Vous établissez un plan de communication permettant ainsi à l'ensemble des personnes liées au projet d'avoir une visibilité sur les échéances ainsi que les évolutions et vous gérez la matrice de risques du projet au vu de sa complexité et des interactions multiples.

Description du profil :

Vous êtes en possession d'une formation universitaire de type Master en gestion d'entreprise, en ingénierie et/ou d'un diplôme jugé équivalent, complété par une certification en gestion de projet, de préférence PMP.

Vous disposez d'une expérience réussie d'au moins cinq ans en gestion de projets transversaux et complexes, démontrant ainsi une expertise avérée dans la gestion de projets d'envergure. Une expérience préalable dans le domaine médical ou industriel, avec une orientation en chaîne d'approvisionnement représente un atout majeur.

Votre rigueur et votre méthodologie vous permettent de mener à bien les projets que vous pilotez en respectant les échéances et les planifications établies. Vous faites preuve d'un sens aigu des responsabilités et de l'engagement, agissant de manière autonome tout en apportant de la visibilité et de la transparence sur vos méthodes de travail et de réalisation.

De plus, vous pratiquez régulièrement la gestion de projet et la modélisation de processus à l'aide d'outils spécifiques.

Vous avez une capacité à communiquer en faisant preuve de diplomatie, que ce soit dans les échanges écrits, la gestion de comités de projet, l'animation d'ateliers ou les interactions informelles. Ainsi, vous savez vous adapter à différents interlocuteurs et interlocutrices, même exigeantes, sans perdre de vue votre objectif et le mandat du projet.

Vous faites preuve d'esprit de synthèse tout en fournissant des analyses systémiques qui permettent à la mandante et parties prenantes de prendre des décisions éclairées. Votre leadership vous permet de fédérer les parties prenantes autour de la réalisation du projet.

Vous faites preuve d'organisation, d'un bon sens relationnel et d'autonomie dans la recherche de solutions. Vous êtes une personne reconnue pour votre orientation vers l'efficience et cherchez à standardiser de nombreux processus en visant l'industrialisation et la création de la valeur avec une maitrise de la chaine d'approvisionnement.