Beschreibung
Nous recherchons une Assistante de direction à 100%.
Vous jouez un rôle clé dans le bon fonctionnement du secrétariat général de notre client. Vous assurez un soutien administratif de haut niveau, garantissez la fluidité des communications et contribuez activement à la préparation et au suivi des dossiers stratégiques.
Assistante de direction à 100%Notre client est une belle association genevoise.
Missions
1. Soutien au Secrétaire général
- Gestion proactive de l'agenda, des rendez-vous et des séances.
- Filtrage des appels et gestion du courrier.
- Rédaction autonome de correspondances, notes et courriels.
- Organisation logistique des réunions (réservations, convocations, ordres du jour).
- Préparation et transmission des documents nécessaires aux réunions.
2. Préparation et suivi des dossiers
- Constitution de dossiers pour les séances du Bureau, du Conseil et autres partenaires.
- Recherche documentaire et veille administrative.
- Suivi des échéances et avancement des dossiers.
- Rédaction de procès-verbaux et de rapports synthétiques.
- Gestion autonome de dossiers sensibles en toute confidentialité.
3. Tâches administratives générales
- Gestion du courrier entrant et sortant via un système électronique.
- Mise à jour des contacts et coordination avec les autres secrétaires.
- Accueil des visiteurs du Secrétaire général.
- Classement et archivage des documents.
- Proposition d'améliorations dans les processus administratifs.
Profil du candidat
- Excellente maîtrise de l'organisation et de la gestion des priorités.
- Discrétion, rigueur et sens de la confidentialité.
- Très bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles.
- Autonomie, proactivité et esprit d'initiative.
- Maîtrise des outils bureautiques et des systèmes de gestion électronique.
- Excellente maitrise de la langue française.
Conditions et Avantages
- Poste directement rattaché au Secrétaire général.
- Collaboration étroite avec les autres secrétaires sans lien hiérarchique.