Nous recherchons un professionnel très compétent et agile pour soutenir un cadre de niveau C dans une fonction hybride d'Assistant Exécutif / Finance.

Il s'agit d'un poste nouvellement créé, offrant une opportunité unique de structurer le rôle de zéro dans un environnement dynamique et en rapide évolution.

• Agir en tant que partenaire stratégique et bras droit de confiance du Directeur Financier, assurant le bon déroulement des opérations quotidiennes et une gestion efficace du temps
• Gérer de manière proactive et optimiser en continu l’agenda, les priorités et la planification du Directeur Financier, en anticipant les besoins et en résolvant les conflits avant qu’ils ne surviennent
• Préparer le Directeur Financier pour les engagements internes et externes via des notes de briefing, résumés et points de discussion de haute qualité
• Rédiger, réviser et gérer la correspondance professionnelle en anglais et en français, en garantissant précision, clarté et ton approprié
• Organiser et coordonner les réunions, comités et forums de gouvernance, y compris la logistique, les ordres du jour et les documents de support
• Assister aux réunions clés lorsque requis, prendre des procès-verbaux, suivre les décisions et points d’action, et assurer un suivi rapide auprès des parties prenantes
• Gérer les déplacements et itinéraires complexes en privilégiant l’efficacité et l’alignement avec les priorités business
• Traiter les informations confidentielles et sensibles avec le plus haut niveau de discrétion et de jugement avisé

• Soutenir le Directeur Financier dans la préparation et la révision des rapports financiers, tableaux de bord et supports de présentation
• Assister dans les cycles de planification budgétaire et les activités de suivi financier continu
• Effectuer la consolidation des données financières, des analyses basiques et des contrôles qualité pour garantir exactitude et cohérence
• Contribuer à la préparation des documents pour les réunions du Conseil d’Administration, les Comités Financiers et les audits
• Assurer la liaison avec les équipes financières internes, les auditeurs externes et les institutions financières pour garantir une coordination fluide et un bon flux d’informations
• Veiller à ce que tous les livrables financiers soient clairs, bien structurés et alignés avec les besoins décisionnels

• Soutenir la réalisation des projets stratégiques financiers et transversaux en suivant les échéances, livrables et dépendances
• Assurer un suivi rigoureux et une discipline d’exécution forte sur les initiatives pilotées ou supervisées par le Directeur Financier
• Identifier les risques, goulets d’étranglement ou retards et escalader ou aider à résoudre les problèmes de manière proactive
• Contribuer aux initiatives d’amélioration des processus, en aidant à définir et mettre en œuvre de nouvelles méthodes de travail dans ce rôle nouvellement créé
• Assister dans la construction de la structure, des outils et de la documentation au fur et à mesure de l’évolution de la fonction

• Agir comme interface clé entre le Directeur Financier et les parties prenantes internes et externes, assurant une communication fluide, professionnelle et efficace
• Construire et maintenir de solides relations de travail avec les dirigeants seniors, partenaires et acteurs clés de l’écosystème financier genevois
• Faciliter la coordination entre les équipes, en garantissant clarté, réactivité et alignement
• Soutenir le Directeur Financier dans le maintien d’une forte présence externe via des interactions et supports bien préparés

Style de Travail

• Environnement agile, de type "start-up"
• Capacité à passer rapidement d’un sujet ou priorité à un autre
• Niveau élevé de flexibilité requis

Répartition du Rôle

• ~70-80% responsabilités d’Assistant Exécutif
• ~20-30% responsabilités liées à la Finance