Description

La European Society (ERS) est une organisation réunissant des médecins, des professionnels de santé, des scientifiques et d'autres experts dans le domaine de la médecine. En tant que l'un des principaux acteurs médicaux dans ce domaine, l'ERS compte un nombre croissant de membres répartis dans plus de 140 pays. Nous recherchons actuellement un assistant ou une assistante de congrès et d'événements pour fournir un soutien proactif de haut niveau à notre équipe de congrès et d'événements. Sous la supervision du responsable des congrès et des événements, la personne idéale travaillera de manière autonome, prendra des initiatives et maintiendra une communication claire et régulière avec le responsable en fournissant des retours et des mises à jour. Le rôle implique une collaboration étroite avec l'équipe élargie et nécessite un état d'esprit pratique et axé sur les solutions.Assistant ou assistante de congrès et d'événements (100 %)Responsabilités clésLes responsabilités clés suivantes donnent un aperçu du rôle, bien que des tâches supplémentaires puissent être assignées si nécessaire.Réunions et cours- Effectuer les réservations d'hôtel et de vol pour les membres du corps enseignant- Rechercher et recommander des restaurants et des services locaux ; compiler des informations pratiques pour les participants (dans le cadre des ordres de service)- Gérer la logistique sur site- Préparer, envoyer et assurer le suivi des remboursements de frais des participants et du corps enseignant- Suivre et assurer le suivi des factures et des paiements- Gérer le processus d'inscription et répondre aux demandes des participants (e-mail/téléphone)- Traiter les paiements et mettre à jour le système- Envoyer des rappels de paiement et assurer le suivi si nécessaire- Préparer les documents des participants (lettres de visa, informations pratiques)- Émettre des factures manuelles si nécessaireÉvénements (à l'exclusion du congrès annuel)- Mettre à jour le contenu du site web du congrès annuel et des congrès- Distribuer et gérer le retour des clés de bureau sur site- Soutenir l'application des protocoles de nettoyage et d'hygiène- Aider à la préparation du guide du personnel et apporter un soutien pour les événements sociaux, le bureau du personnel et la configuration des salles de session- Contribuer à la planification budgétaire pour les responsabilités assignéesVotre profil- 1 à 2 ans d'expérience professionnelle, idéalement dans un environnement international- Une formation en gestion d'événements est un atout- Un fort esprit d'équipe et d'excellentes compétences interpersonnelles et de communication- Orienté client, grande attention aux détails et état d'esprit axé sur les solutions- Excellente maîtrise de l'anglais ; des langues supplémentaires sont un avantage- Familiarité avec les processus de congrès ou d'événements- Solides capacités multitâches, proactivité et gestion du temps- Disponibilité pour voyager, y compris les week-ends occasionnels et jusqu'à 10 jours pendant le congrès annuel- Maîtrise de MS Office- Permis de travail suisse ou européenProcessusSi vous êtes intéressé par ce poste et que vous vous voyez contribuer à notre mission, veuillez soumettre votre dossier complet (lettre de motivation, CV et diplômes).Veuillez noter : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Nous n'acceptons pas les candidatures via des agences. jid4402d99afr jit0626afr jpiy26afr