Beschreibung

Poste combinant un rôle d Executive Assistant au CIO et d Office ManagerExecutive Assistant CIO & Office Manager 70%Poste combinant un rôle d Executive Assistant au CIO et d Office Manager, assurant un support exécutif (agenda, comités, déplacements) ainsi que la gestion des tâches quotidiennes du bureau. Le poste requiert proactivité et capacité à gérer plusieurs priorités dans un environnement exigeant.Executive Assistant CIO & Office Manager 70%Société suisse indépendante active dans le secteur financier, établie dans la région lausannoise.MissionsExecutive Assistant au CIO :- Gestion proactive et complète de l agenda du CIO, avec des réunions et des instances de gouvernance (Investment Committee, Boards) : préparation des agendas, gestion des invitations, production des supports et mise en forme de présentations et documents à destination de parties prenantes de haut niveau.- Gestion des communications : tri des emails, rédaction de courriers et suivi des dossiers.- Organisation des déplacements du CIO de bout en bout (vols, visas, itinéraires, notes de frais).- Coordination avec les interlocuteurs internes (Heads of Departments) et suivi des échéances, des projets et des livrables d événements clés (Investment Days).Office Management & Support :- Supervision des tâches quotidiennes du bureau (accueil, gestion des coursiers).- Coordination des services généraux (nettoyage, facility management, fournisseurs).- Gestion des accès, badges et places de parking.- Support global (gestion des calendriers, réunions internes, traitement du courrier).- Gestion des fournitures et suivi des étapes liées aux processus d onboarding (accès systèmes).ProfilEn tant qu Executive Assistant & Office Manager, vous avez le profil suivant :Expérience :- Minimum 5 ans sur un poste similaire (Executive Assistant / Personal Assistant).- Expérience en services financiers, banque ou environnement régulé.- Exposition au support d un senior executive (idéalement CIO ou équivalent).- Expérience en gouvernance ou support de boards/comités.Compétences :- Excellente maîtrise de Microsoft 365 (PowerPoint, Word, Outlook, Teams).- Très bon niveau d anglais et français requis.- Capacités avancées en production de documents, organisation exceptionnelle et gestion des priorités.- Excellentes compétences relationnelles, discrétion et sens de la confidentialité.- Proactivité et capacité à travailler sous pression avec fiabilité.- Esprit d équipe avec autonomie.Conditions et AvantagesNotre client vous offre :- Un poste permanent dans une entreprise bien établie.- 5 semaines de vacances pour un bon équilibre travail-vie privée.- Une ambiance professionnelle et possibilité de contribuer activement au bon fonctionnement et à l efficacité des tâches quotidiennes. jid4098527afr jit0625afr jpiy26afr