La Société Européenne de Pneumologie (ERS) est une organisation internationale réunissant des médecins, des professionnels de santé, des scientifiques et d'autres experts dans le domaine de la médecine respiratoire. En tant que l'une des principales organisations médicales dans ce domaine, l'ERS compte un nombre croissant de membres répartis dans plus de 140 pays.

Nous recherchons actuellement un Coordinateur Congrès & Événements pour fournir un soutien organisationnel et administratif de haut niveau et proactif à notre équipe Congrès & Événements. Relevant du Responsable des Opérations Congrès et Événements, le candidat idéal travaillera de manière autonome, prendra des initiatives et maintiendra une communication claire et régulière avec le responsable en fournissant des retours opérationnels et des mises à jour. Le rôle implique une collaboration étroite avec l'équipe élargie et nécessite une approche pratique et orientée solutions.

Assistant Congrès & Événements (Remplacement Maternité) 100%

Responsabilités Clés

Les responsabilités clés suivantes donnent un aperçu du rôle, bien que des tâches supplémentaires puissent être assignées selon les besoins.

Réunions & Cours (Toute l'année)

• Coordonner les réservations d'hôtel et de vol pour les membres du corps professoral
• Rechercher et recommander des restaurants et services locaux ; compiler des informations pratiques pour les participants
• Aider à la préparation des Ordres d'Événement (restauration, logistique sur site)
• Préparer, envoyer et assurer le suivi des invitations aux participants et au corps professoral
• Gérer les remboursements de frais
• Suivre et relancer les factures et paiements liés aux événements
• Gérer le processus d'inscription et répondre aux demandes des participants (email/téléphone)
• Traiter les paiements et mettre à jour le système d'inscription
• Envoyer des rappels de paiement et effectuer des relances si nécessaire
• Préparer les documents des participants (ex. lettres de visa, modèles, informations pratiques)
• Émettre des factures manuelles lorsque requis

Inscription aux Événements (hors Congrès Annuel)

Opérations du Congrès Annuel

• Surveiller et mettre à jour le contenu du site web du Congrès
• Distribuer et gérer la restitution des clés de bureau sur site
• Soutenir l'application des protocoles de nettoyage et d'hygiène
• Aider à la préparation du guide du personnel et au soutien opérationnel pour les événements sociaux et le dîner du personnel
• Coordonner les commandes et l'installation du mobilier de bureau et des salles de session
• Contribuer à la planification budgétaire des responsabilités assignées

Votre Profil

• 1-2 ans d'expérience professionnelle, idéalement en contexte international
• Une expérience en gestion d'événements est un atout
• Un excellent esprit d'équipe avec d'excellentes compétences interpersonnelles et en communication
• Orienté client, grande attention aux détails et esprit orienté solutions
• Excellente maîtrise de l'anglais ; des langues supplémentaires sont un avantage
• Familiarité avec les processus d'inscription aux congrès ou événements
• Solides compétences en multitâche, priorisation, proactivité et gestion du temps
• Disponibilité pour voyager, y compris occasionnellement les week-ends et jusqu'à 10 jours durant le Congrès annuel
• Maîtrise de MS Office
• Bons sens de l'organisation
• Titulaire d'un permis de travail suisse ou de nationalité suisse

Processus de Candidature

Si ce poste vous intéresse et que vous vous voyez contribuer à notre mission, veuillez soumettre votre candidature complète (lettre de motivation, CV et diplômes).

Veuillez noter : Seuls les candidats présélectionnés seront contactés. Nous n'acceptons pas les candidatures via des agences.