Beschreibung

Kaufmännische:r Assistent:in (befristet auf 2 Jahre)JI - GeneralsekretariatKaufmännische:r Assistent:in (befristet auf 2 Jahre) 100%Du suchst eine Herausforderung im Umfeld von Politik und Verwaltung, bei einer Arbeitgeberin mit Themen so vielfältig wie das Leben? Du willst etwas bewegen und einen gesellschaftlichen Beitrag an einer Drehschreibe im Kanton Zürich leisten? Dann bist Du bei uns richtig.Die Abteilung Digital Solutions (DigiSol) ist zuständig für alle IT-Beschaffungen, Evaluationen, Projektarbeiten, sowie teilweise den Betrieb und den Unterhalt der IT-Infrastruktur für überMitarbeitende. Sie betreut eine standardisierte IT-Umgebung für die rund 50 Aussenstellen der Direktion. Die Abteilung Business Support und Compliance ( BS&C) ist das Kompetenzzentrum für den Datenschutz und die Informationssicherheit, sowie für das Beschaffungswesen, Vertragswesen und das Finanzrecht. Beide Abteilungen arbeiten eng zusammen und befinden sich im Polizei- und Justizzentrum Zürich.Zur Unterstützung beider Abteilungen suchen wir per 1. Apriloder nach Vereinbarung Dich als Kaufmännische:r Assistent:in, vorerst befristet für zwei Jahre:Deine Aufgaben umfassenFührung und Organisation des Sekretariats der DigiSol. Verantwortlich für das Office Management der Leitung DigiSol (Management des Backoffice, Organisation von Meetings, Events, etc.)Selbständige Durchführung und Unterstützung von internen Prozessen, wie z.B. Personensicherheitsüberprüfung und KursadministrationVerantwortlich für die interne Kommunikation, wie z.B. Management des Intranetauftritts der DigiSol, Vertretung in Kommunikations-GremienAssistenz für die Abteilung BS&C. Unterstützung des Beschaffungswesens durch Versand und Ablage von Beschaffungsunterlagen, durch Protokollierung der Offertöffnungen und der Terminplanung mit LieferantenZusammenarbeit und zeitgerechte Kommunikation mit internen und externen Stellen, insbesondere Lieferanten und VertragspartnernUnterstützung des Vertragsmanagements durch Sicherstellen der zeitgerechten Administration der Vertragsdatenbank und der zugehörigen Sicherheitsüberprüfungen sowie Mitarbeit bei Einhaltung von Unterschrifts- und VisumsprozessenDu bringst mitAbgeschlossene kaufmännische Ausbildung (EFZ) oder vergleichbare Berufsausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Bereich AssistenzZuverlässige, teamorientierte Persönlichkeit mit rascher Auffassungsgabe, organisatorischem Geschick und Affinität zu juristischen FragestellungenAusgeprägte Fähigkeit, zwischen Routine- und Sonderaufgaben in verschiedenen Teams zu wechseln und gemäss den Prioritäten selbstständig zu organisierenGute IT-Anwenderkenntnisse (Microsoft Office Produkte)Gewandte und stilsichere Ausdrucksweise in Deutsch (mündlich und schriftlich)Wir bieten dirEine sinnstiftende und abwechslungsreiche Tätigkeit in zwei kollegialen, aufgestellten TeamsEine fundierte Einarbeitung in die AufgabengebieteVielseitige WeiterbildungsmöglichkeitenAttraktive Anstellungsbedingungen (auf 2 Jahre befristete Anstellung in der Lohnklasse 14, Lunch-Checks)Deine BewerbungHaben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine Online-Bewerbung.Für Fragen zur ausgeschriebenen Stelle stehen wir Dir unter E-Mail schreiben gerne zur Verfügung.Bewerbungen von Personaldienstleistern werden nicht berücksichtigt. jid26d4e8ba jit0207a jiy26a