Beschreibung

Vos missions :
•Assister le Directeur Général dans ses activités quotidiennes.
•Gérer et coordonner son agenda : prise de rendez-vous, arbitrage des priorités.
•Organiser les réunions internes et externes : convocations, ordres du jour, logistique.
•Préparer les déplacements professionnels : logistique, réservations, documents de voyage.
•Filtrer les appels téléphoniques et assurer un accueil de qualité aux interlocuteurs.
•Préparer les réunions et participer au Comité de direction (CODIR)
•Assurer une bonne circulation de l’information entre les différents pôles de l’organisation.
•Rédiger, mettre en forme et relire courriers, notes, comptes rendus et rapports.
•Gérer la correspondance pour le DG et le CODIR (papier et électronique).
•Tenir à jour les dossiers administratifs et assurer le suivi des dossiers en cours.
•Établir les calendriers annuels des réunions internes et externes, et en assurer la planification.
•Coordonner les relations avec les partenaires externes : État, communes, clients, mandataires, etc.
•Assurer la bonne circulation des informations à l’externe, ainsi qu’entre les différents pôles de l’organisation.
•Participer à l’organisation d’événements internes : séminaires, formations, journées stratégiques.

Conseil de Fondation et Bureau :
•Planification annuelle des réunions du Conseil de Fondation, convocation des membres, préparation des documents en coordination avec la secrétaire du Conseil, et organisation logistique.
•Assurer le lien entre la direction et les membres du conseil de fondation.
Selon le profil, Gestion de la réception et des services généraux :
•Supervision de l’accueil des visiteurs et clients, coordination et accompagnement des secrétaires réceptionnistes (3 personnes), animation d’une réunion mensuelle d’équipe.
•Gestion du courrier entrant et suivi de son traitement.
•Supervision des infrastructures, de la logistique, des services aux collaborateurs (transport, repas), ainsi que de l’économat.

Selon le profil, Gestion de la réception et des services généraux :
•Supervision de l’accueil des visiteurs et clients, coordination et accompagnement des secrétaires réceptionnistes (3 personnes), animation d’une réunion mensuelle d’équipe.
•Gestion du courrier entrant et suivi de son traitement.
•Supervision des infrastructures, de la logistique, des services aux collaborateurs (transport, repas), ainsi que de l’économat.

Votre profil :
•Formation supérieure en administration, secrétariat de direction ou domaine équivalent.
•Expérience confirmée d’au moins 10 ans dans une fonction similaire
•Bonne connaissance de l’environnement du canton de Genève
•Excellente maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
•Excellentes capacités rédactionnelles (courriers, comptes rendus, ordres du jour) en français, l’anglais est un plus.
•Bonne connaissance des procédures administratives et de la gestion documentaire.
•Aisance dans l’organisation de réunions et la gestion d’agendas complexes.
•Sens de la discrétion, de la confidentialité et de la diplomatie.
•Flexibilité et capacité d’adaptation face aux imprévus et à la diversité des tâches.
•Excellente gestion des priorités, autonomie et rigueur.
•Esprit d’initiative, sens de l’anticipation et posture proactive.

Nous offrons :
•Une activité passionnante alliant expertise et polyvalence, permettant d’oeuvrer pour la collectivité.
•Une opportunité de mettre vos compétences à la mise en oeuvre d'outils répondant aux enjeux de durabilité, de mutation économique, technologique et du territoire.
•Une ambiance et un cadre de travail dynamiques.
•Des possibilités de formation continue
• 1 jour de télétravail par semaine sur accord de la hiérarchie (après la période d’essai)
• Une contribution pour le transport
Entrée en fonction : 1er trimestre 2026